Notes de frais prêtes en quelques minutes
Photographiez les justificatifs, ajoutez les frais de déplacement et générez une note de frais conforme pour votre expert-comptable. PDF, Excel ou CSV, sans modèle à remplir.
Arrêtez de remplir des tableaux Excel à la main. SparkReceipt scanne les justificatifs, regroupe les frais de déplacement et génère la note de frais à votre place. Quand le déplacement est terminé, la note est pratiquement prête.
Des indépendants et TPE dans plus de 80 pays font confiance à SparkReceipt
Les notes de frais avant et après SparkReceipt
Voici ce qui change quand l'IA gère vos justificatifs et vos frais
Note de frais sous Excel
- Les tickets du déplacement empilés sur le bureau
- Le barème kilométrique consulté et calculé à la main
- Le modèle Excel rempli avec les dates, destinations et montants
- Chaque justificatif photographié ou scanné séparément
- L'expert-comptable reçoit un ZIP de tickets plus un tableur
Note de frais avec SparkReceipt
- Les tickets scannés sur mobile pendant le déplacement
- L'IA lit le fournisseur, le montant, la date, la TVA et la devise
- Les frais de déplacement sont regroupés et calculés
- La note de frais est générée avec les images des justificatifs jointes
- Votre expert-comptable reçoit le matériel prêt en un clic
Comment créer une note de frais avec l'IA
Scannez les justificatifs pendant le déplacement
Photographiez chaque ticket avec votre mobile, ou transférez les justificatifs numériques reçus de l'hôtel, du transporteur ou des fournisseurs à votre adresse SparkReceipt. Les justificatifs sont enregistrés directement liés au déplacement.
Ajoutez les jours et les frais de déplacement
Indiquez les dates et les destinations du déplacement. SparkReceipt regroupe les dépenses de la période et vous aide à appliquer les frais de déplacement dans le respect des règles fiscales. Sans tableau à consulter, sans calcul manuel.
Générez la note de frais prête à remettre
Créez la note de frais en PDF ou Excel en un clic. Les images des justificatifs sont jointes, le détail des frais est présenté et chaque dépense est catégorisée. Exportez vers votre expert-comptable, vers votre client ou directement vers QuickBooks Online ou Xero.
Que doit contenir une note de frais?
Une note de frais complète doit mentionner la date de chaque dépense, le nom du fournisseur, la nature de la dépense et son lien avec l'activité, le montant HT et TTC, le mode de paiement, ainsi que le justificatif correspondant. Pour les déplacements, il convient d'indiquer également le motif, les destinations et les dates.
SparkReceipt réunit tous ces éléments en un seul endroit. Vous renseignez le motif et les dates, l'IA lit les justificatifs, et la note de frais est générée avec tout ce qu'il faut joint. Chaque montant est calculé, chaque justificatif est lié.
Frais de repas professionnels dans la note de frais
Les repas professionnels avec des clients ou des partenaires sont déductibles à condition d'être justifiés. La note de frais doit mentionner les noms et les sociétés des personnes présentes, ainsi que le lien professionnel du repas. Le montant doit rester raisonnable au regard de la pratique du secteur.
Concernant la TVA: la TVA sur les repas au restaurant est récupérable à hauteur de 50% seulement, même avec une facture complète. SparkReceipt conserve les images et extrait le détail de TVA pour que votre expert-comptable dispose de toutes les informations nécessaires. Pour les règles précises applicables à votre situation, consultez votre expert-comptable ou conseiller fiscal.
Frais de déplacement: ce que vous pouvez inclure
Une note de frais de déplacement peut inclure les transports (train, avion, taxi), l'hébergement, les repas sur place et les frais de stationnement ou de péage. Pour l'hébergement, le DGFiP et l'URSSAF distinguent les grands déplacements (au-delà de 50 km du domicile ou plus d'1h30 de trajet) des déplacements ordinaires, avec des plafonds différents.
SparkReceipt regroupe les justificatifs du déplacement et vous aide à vérifier que chaque frais est bien documenté avant de générer la note. Pour les règles précises applicables à votre activité et à votre statut, consultez votre expert-comptable.
Refacturez vos frais à vos clients
Consultants, agences et prestataires de services ont souvent des frais de déplacement à refacturer au client. Marquez une dépense comme celle du client dans SparkReceipt et elle est regroupée sur le bon projet ou la bonne facture. Quand vient le moment de facturer, vous avez les tickets et un récapitulatif prêts.
Vous choisissez si les frais sont refacturés avec ou sans marge, et si la TVA est répercutée sur le client ou déduite directement. Pour les missions longues, il est plus simple de tenir séparés les frais de chaque client dans la même application.
Indemnités kilométriques, bientôt automatiques
Le remboursement kilométrique en France repose sur le barème publié chaque année par le DGFiP, qui varie selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Aujourd'hui, vous pouvez ajouter manuellement le kilométrage à votre note de frais en vous appuyant sur le barème en vigueur. Une fonction de calcul automatique des indemnités kilométriques est en cours de développement et sera disponible prochainement.
Notes de frais pour indépendants et TPE
Un tarif fixe. Sous-comptes illimités. Sans frais par utilisateur.
Adopté par les indépendants et les TPE
“SparkReceipt est l'un des rares achats logiciels qui a dépassé mes attentes. Il fait bien plus que conserver des copies de justificatifs: il génère d'excellents rapports avec des options d'édition simples, et me fera gagner beaucoup de temps pour ma déclaration annuelle.”
Robert Connolly
The Internet Design Co. · Écosse
“Avant, j'envoyais à mon comptable un sac de tickets chaque mois. Avec SparkReceipt, j'ai maintenant une vision en temps réel de ce que l'entreprise me doit.”
Daniel Esterhuizen
Esterhuizen Consulting · Afrique du Sud
“SparkReceipt a transformé ma façon de travailler! Organiser mes dépenses et mes comptes est maintenant simple, et je gagne énormément de temps.”
Tracy Duggan
Business Coach · Royaume-Uni
Questions fréquentes
Une note de frais doit indiquer la date de chaque dépense, le nom du fournisseur, la nature et le motif professionnel de la dépense, le montant HT et TTC, le mode de paiement, ainsi que le justificatif correspondant. Pour les déplacements, ajoutez le motif, les destinations et les dates. SparkReceipt génère une note complète avec tous ces éléments.
En France, la prescription fiscale du DGFiP est de 6 ans. L'obligation comptable du Code de Commerce est de 10 ans pour les factures et les livres comptables. SparkReceipt conserve vos justificatifs pendant au moins 10 ans, couvrant les deux obligations, avec les données chiffrées dans des centres de données européens.
Les repas professionnels sont déductibles à condition d'être justifiés: conservez la facture du restaurant avec le nom et la société des personnes présentes, ainsi que le lien professionnel du repas. Le montant doit rester raisonnable. Concernant la TVA: même avec une facture complète, seuls 50% de la TVA sur les repas au restaurant sont récupérables. Consultez votre expert-comptable pour les règles précises applicables à votre situation.
Les indemnités kilométriques en France sont calculées selon le barème publié chaque année par le DGFiP, qui varie selon la puissance fiscale du véhicule (en CV fiscaux) et la distance parcourue sur l'année. Consultez le barème en vigueur sur impots.gouv.fr pour connaître les taux exacts. SparkReceipt vous permettra bientôt de calculer ces indemnités automatiquement.
Oui. SparkReceipt lit les justificatifs dans plus de 150 devises et convertit automatiquement les montants en euros au taux de change de la date d'achat. Votre note de frais affiche les montants dans la devise d'origine et en euros, prête à remettre à votre expert-comptable.
Oui. La structure de la note de frais est la même quelle que soit la forme juridique. SparkReceipt prépare le matériel de façon que votre expert-comptable puisse le comptabiliser correctement, que vous soyez en entreprise individuelle, en EURL, en SASU ou en SARL.
Oui. Marquez les frais comme ceux du client dans SparkReceipt et ils sont regroupés sur le bon projet ou la bonne facture. Au moment de facturer, la TVA suit le taux d'origine du frais, et vous choisissez si la refacturation inclut une marge ou non.
Oui, avec une nuance importante. Sous le régime micro-fiscal, l'abattement forfaitaire remplace la déduction des vraies dépenses pour le calcul de l'impôt. Mais SparkReceipt reste utile pour suivre vos frais réels, constituer les justificatifs pour refacturer des frais à vos clients, et évaluer l'opportunité de passer au régime réel.