Gestion des notes de frais pour indépendants et TPE
Photographiez les justificatifs, catégorisez les frais professionnels et générez des notes de frais conformes. Sans saisie manuelle, sans tableur.
Arrêtez de saisir manuellement vos dépenses dans un tableur et de chercher des justificatifs perdus. SparkReceipt scanne les tickets, catégorise les frais et prépare le matériel pour votre expert-comptable. Vous faites votre métier, nous faisons le reste.
Des indépendants et TPE dans plus de 80 pays font confiance à SparkReceipt
La gestion des notes de frais avant et après SparkReceipt
Voici ce qui change quand l'IA s'occupe de vos justificatifs
Gestion manuelle des dépenses
- Les tickets s'accumulent dans le portefeuille, l'email et la boîte à gants
- Des heures de saisie dans des tableurs chaque mois
- Des déductions manquées parce que des tickets ont disparu ou s'effacent
- L'expert-comptable reçoit une pile de papiers chaque trimestre
- Vous payez un logiciel de comptabilité que vous utilisez à peine
Avec SparkReceipt
- Chaque justificatif photographié, lu et enregistré en quelques secondes
- L'IA catégorise les dépenses automatiquement, sans saisie manuelle
- Vous ne ratez aucune déduction, chaque frais est consigné
- Matériel prêt pour l'expert-comptable en un clic chaque trimestre
- Tarif simple et transparent, 16,65 €/mois avec facturation annuelle
Comment fonctionne la gestion des dépenses avec l'IA
Capturez chaque dépense professionnelle
Photographiez les tickets papier avec votre mobile. Transférez les justificatifs reçus par email à votre adresse SparkReceipt. Ou connectez votre Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou messagerie IMAP et laissez SparkReceipt trouver les justificatifs automatiquement, nouveaux comme anciens.
L'IA lit et catégorise chaque dépense
L'IA de SparkReceipt extrait le nom du fournisseur, la date, le montant, le détail de TVA et la devise de chaque justificatif. La dépense est ensuite classée automatiquement dans la bonne catégorie: fournitures de bureau, déplacements, repas, logiciels et autres. L'IA apprend de vos habitudes et s'améliore avec le temps.
Envoyez le matériel propre à votre expert-comptable
Choisissez une période et générez le matériel en un clic. Chaque image de justificatif est jointe. Chaque dépense est catégorisée. Chaque montant est calculé. Exportez en PDF, Excel ou CSV, ou envoyez directement vers QuickBooks Online ou Xero.
Qu'est-ce qu'une note de frais?
Une note de frais est le document qui récapitule les dépenses professionnelles engagées sur une période ou lors d'un déplacement. Elle doit mentionner la date, le fournisseur, la nature de la dépense, le montant HT et TTC, ainsi que le justificatif correspondant.
Indépendants et dirigeants de TPE utilisent les notes de frais pour préparer leur comptabilité, remettre le matériel à l'expert-comptable, refacturer des frais à leurs clients ou justifier les dépenses d'un déplacement. SparkReceipt génère la note de frais automatiquement à partir des justificatifs que vous photographiez, sans saisir la moindre donnée à la main.
Ticket de caisse ou facture: quelle différence pour la TVA?
C'est le point le plus souvent mal compris par les indépendants. Pour déduire la dépense de votre résultat fiscal, un ticket de caisse suffit en général, à condition que la dépense soit bien liée à votre activité. Mais pour récupérer la TVA, il vous faut une facture (ou une facture simplifiée pour les montants inférieurs à 150 € HT) établie au nom de votre société, avec votre numéro de TVA intracommunautaire.
SparkReceipt conserve l'image de chaque ticket et de chaque facture, et en extrait les données. Vous voyez d'un coup d'oeil ce que vous avez et ce qui manque avant de clôturer le trimestre. Pour votre situation spécifique, consultez votre expert-comptable ou conseiller fiscal.
Quels frais professionnels sont déductibles?
Pour être déductible, une charge doit être engagée dans l'intérêt de l'activité, justifiée par un document, et comptabilisée. Les charges les plus courantes pour un indépendant ou une TPE sont le loyer du local ou du coworking, le matériel et les fournitures, les abonnements logiciels, la téléphonie et internet, les frais de déplacement, les frais de repas professionnels (avec les noms des convives), les cotisations sociales et les honoraires de l'expert-comptable.
SparkReceipt catégorise chaque dépense selon ces rubriques. Quand votre expert-comptable ouvre le matériel du trimestre, tout est déjà en place.
Notes de frais pour les auto-entrepreneurs
La situation des auto-entrepreneurs est spécifique. Sous le régime micro-fiscal, vous bénéficiez d'un abattement forfaitaire sur votre chiffre d'affaires (34% pour les professions libérales BNC, 50% pour les services BIC) à la place de la déduction des vraies dépenses. Cela signifie que vous ne pouvez pas déduire individuellement vos frais réels pour le calcul de l'impôt.
SparkReceipt reste utile pour plusieurs raisons: vous pouvez suivre vos frais réels pour prendre de meilleures décisions, constituer les justificatifs pour refacturer des frais à vos clients, et évaluer à quel moment passer au régime réel devient avantageux. De plus, si vous avez une activité salariée en parallèle, les notes de frais de votre employeur restent nécessaires.
Adopté par les indépendants et les TPE
“Grâce à SparkReceipt, je vois la situation financière de mon entreprise en un coup d'oeil. Impressionnant.”
Rafael Roa
System Arquitectura · Espagne
“Un excellent logiciel pour gérer revenus et dépenses, avec toutes les informations importantes toujours à portée de main.”
Melvin Hoods
MJD Brokers · Afrique du Sud
“SparkReceipt gère le travail de routine, ce qui me permet d'enregistrer les justificatifs et de créer des notes de frais rapidement.”
Tim Heller
HellerWeather · États-Unis
Questions fréquentes
Une note de frais est le document qui récapitule les dépenses professionnelles engagées sur une période ou lors d'un déplacement. Elle doit mentionner la date, le fournisseur, la nature de la dépense, le montant HT et TTC, le mode de paiement et le justificatif correspondant. SparkReceipt génère cette note automatiquement à partir des justificatifs photographiés.
Les frais les plus courants sont: les frais de déplacement (transports, hébergement), les repas professionnels (avec les noms des convives), le matériel et les fournitures de bureau, les abonnements logiciels, les frais de téléphonie et internet, les honoraires et les cotisations sociales. Chaque frais doit être lié à l'activité et justifié par un document.
Pour déduire la charge (impôt sur le revenu ou IS): un ticket suffit généralement, à condition que la dépense soit liée à l'activité. Pour récupérer la TVA: il faut une facture établie au nom de votre société, ou une facture simplifiée pour les montants inférieurs à 150 € HT. Un simple ticket de caisse sans votre numéro de TVA ne permet pas de récupérer la TVA.
Sous le régime micro-fiscal, vous ne déduisez pas vos frais réels: vous bénéficiez d'un abattement forfaitaire (34% pour les professions libérales BNC, 50% pour les services BIC, 71% pour le commerce). Si vous optez pour le régime réel, vous pouvez déduire vos vraies dépenses. SparkReceipt vous aide à suivre vos frais réels pour décider si ce passage au réel vaut le coup, et à constituer les justificatifs pour refacturer des frais à vos clients.
En France, la prescription fiscale du DGFiP est de 6 ans: le fisc peut contrôler vos justificatifs jusqu'à 6 ans en arrière. L'obligation comptable du Code de Commerce est de 10 ans pour les factures et les livres comptables. SparkReceipt conserve vos justificatifs pendant au moins 10 ans, couvrant les deux obligations.
Oui. Vous pouvez créer plusieurs sous-comptes liés pour séparer entièrement les dépenses entre différentes activités ou comptes personnels. Chaque abonnement comprend des espaces de travail illimités.
Pennylane et Tiime sont des logiciels de comptabilité et de facturation complets. SparkReceipt est un complément qui s'occupe des justificatifs et des notes de frais avant qu'ils n'entrent dans la comptabilité. Nous ne remplaçons pas votre logiciel, nous rendons le travail sur les justificatifs plus rapide et le matériel transmis à votre expert-comptable plus propre.
Oui. Invitez votre expert-comptable ou votre cabinet comptable sur votre compte à tout moment. Ils peuvent consulter, télécharger et gérer vos justificatifs et notes de frais catégorisées.