Spesenabrechnung für Freiberufler und Selbstständige
Spesen erfassen, kategorisieren und Spesenabrechnung für den Steuerberater in Minuten erstellen. Ohne Tabellen, ohne manuelle Eingabe.
Hör auf, Ausgaben manuell in Tabellen einzutragen und nach verloren gegangenen Belegen zu suchen. SparkReceipt scannt die Belege, kategorisiert die Ausgaben und bereitet die Unterlagen für deinen Steuerberater vor. Du machst deinen Job, wir erledigen den Rest.
Unternehmer in über 80 Ländern vertrauen SparkReceipt
Spesenabrechnung vor und nach SparkReceipt
So verändert sich der Alltag, wenn die KI die Ausgaben übernimmt
Manuelle Spesenabrechnung
- Belege im Geldbeutel, per E-Mail und im Handschuhfach verteilt
- Stunden mit der manuellen Eingabe in Tabellen
- Verpasste Betriebsausgaben, weil Belege verloren gingen oder verblassten
- Steuerberater bekommt einen Stapel Papier pro Quartal
- Du zahlst für ein Buchhaltungsprogramm, das du kaum nutzt
Mit SparkReceipt
- Jeden Beleg fotografiert, gelesen und in Sekunden gespeichert
- KI kategorisiert Ausgaben automatisch, ohne manuelle Eingabe
- Keine Betriebsausgabe geht verloren, jeder Beleg ist archiviert
- Unterlagen für den Steuerberater mit einem Klick pro Quartal
- Einfaches, transparentes Preismodell, 16,65 €/Monat bei Jahresabrechnung
Wie Ausgabenverwaltung mit KI funktioniert
Jede Betriebsausgabe erfassen
Papierbelege mit dem Handy fotografieren. E-Mail-Belege an deine SparkReceipt-Adresse weiterleiten. Oder Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder einen IMAP-Posteingang verbinden und SparkReceipt findet Belege automatisch, neue wie alte.
KI liest und kategorisiert jede Ausgabe
SparkReceipts KI extrahiert Lieferantenname, Datum, Betrag, MwSt. und Währung aus jedem Beleg. Danach wird die Ausgabe automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet: Büromaterial, Reisen, Bewirtung, Software und mehr. Die KI lernt deine Muster und wird mit der Zeit besser.
Saubere Unterlagen an die Buchhaltung übergeben
Zeitraum auswählen und Unterlagen mit einem Klick erstellen. Jedes Belegbild ist beigefügt. Jede Ausgabe ist kategorisiert. Jeder Betrag ist berechnet. Als PDF, Excel oder CSV exportieren oder direkt zu QuickBooks Online oder Xero senden.
Was sind Spesen?
Spesen sind Ausgaben, die bei beruflichen Tätigkeiten oder Dienstreisen entstehen, zum Beispiel Verpflegungskosten, Übernachtungen oder Fahrtkosten. Sie können entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder vom Selbstständigen als Betriebsausgabe abgezogen werden.
Typische Spesen für Freiberufler sind Bewirtungskosten bei Kundentreffen, Fahrtkosten zu Terminen, Übernachtungen auf Geschäftsreisen und Verpflegungskosten bei Abwesenheit vom Arbeitsort. SparkReceipt erfasst und kategorisiert all diese Ausgaben, damit kein Betrag beim Steuerberater fehlt.
Sind Spesen steuerfrei?
Das kommt auf die Art der Spesen an. Verpflegungsmehraufwand, also Spesen für Mahlzeiten auf Dienstreisen, ist bis zu den vom Bundesfinanzministerium festgelegten Tagessätzen steuerfrei. Diese Sätze gelten sowohl für Inland als auch für Auslandsreisen und werden regelmäßig aktualisiert.
Bewirtungskosten bei Kundentreffen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig, die Vorsteuer auf Restaurantrechnungen aber nur zu 50 Prozent. SparkReceipt kategorisiert jede Ausgabe und gibt deinem Steuerberater alle Informationen, die er braucht. Für deine konkrete Situation sprich am besten direkt mit deinem Steuerberater.
Spesen für Selbstständige und Freiberufler
Als Freiberufler oder Selbstständiger kannst du Betriebsausgaben direkt von deinen Einnahmen abziehen, ganz gleich ob du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) machst oder bilanzierst. Das macht das konsequente Erfassen von Spesen besonders wichtig: jeder Beleg, den du nicht erfasst, ist eine verpasste Steuerersparnis.
SparkReceipt hilft dir, alle Betriebsausgaben lückenlos zu dokumentieren. Dein Steuerberater bekommt strukturierte Unterlagen, mit denen er die EÜR oder Bilanz deutlich schneller erstellen kann.
Ausgaben weiter an Kunden berechnen
Berater, Agenturen und Dienstleister haben häufig Ausgaben, die sie an den Kunden weiterberechnen. Markiere eine Ausgabe in SparkReceipt als Kundenausgabe und sie wird dem richtigen Projekt oder der richtigen Rechnung zugeordnet. Beim Stellen der Rechnung hast du alles mit dem richtigen MwSt.-Satz parat.
Du entscheidest selbst, ob du Ausgaben mit oder ohne Aufschlag weiterberechnest, und ob die Vorsteuer an den Kunden weitergegeben oder direkt abgezogen wird. Bei längeren Projekten ist es einfacher, die Ausgaben verschiedener Kunden in derselben App zu trennen.
Von Freiberuflern und Selbstständigen geschätzt
“Dank SparkReceipt sehe ich die finanzielle Situation meines Unternehmens auf einen Blick. Beeindruckend.”
Rafael Roa
System Arquitectura · Spanien
“Ein ausgezeichnetes Programm für die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben, mit allen wichtigen Informationen immer griffbereit.”
Melvin Hoods
MJD Brokers · Südafrika
“SparkReceipt erledigt die Routinearbeit, sodass ich Belege erfassen und Abrechnungen schnell erstellen kann.”
Tim Heller
HellerWeather · USA
Häufig gestellte Fragen
Spesen sind Ausgaben, die bei beruflichen Tätigkeiten oder Dienstreisen entstehen, zum Beispiel Verpflegungskosten, Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Freiberufler und Selbstständige können sie als Betriebsausgaben abziehen, Arbeitnehmer erhalten sie steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet.
Typische abzugsfähige Betriebsausgaben sind Büromaterial, Softwareabonnements, Telefon- und Internetkosten, Steuerberaterhonorar, Fahrtkosten zu Kundenterminen, Bewirtungskosten (zu 70 Prozent), Reisekosten und Weiterbildungskosten. Jede Ausgabe muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Für deinen konkreten Fall sprich mit deinem Steuerberater.
In SparkReceipt fotografierst du jeden Beleg mit der Kamera. Die KI liest Lieferant, Betrag, Datum und MwSt. automatisch aus und kategorisiert die Ausgabe. Am Ende des Monats oder Quartals wählst du den Zeitraum aus und erzeugst die Spesenabrechnung als PDF oder Excel mit einem Klick.
Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen ist bis zu den aktuellen Tagessätzen des Bundesfinanzministeriums steuerfrei. Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig. SparkReceipt kategorisiert jede Ausgabe korrekt, damit dein Steuerberater den richtigen Abzug geltend machen kann.
Die aktuellen Tagessätze für Verpflegungsmehraufwand werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Für den genauen Betrag schau dir bitte die aktuellen Sätze auf der Website des BMF an oder frage deinen Steuerberater. SparkReceipt hilft dir, alle Reisebelege zu erfassen und Reisekostenabrechnungen zu erstellen.
Ja. Du kannst mehrere verknüpfte Unterkonten anlegen, um Ausgaben verschiedener Tätigkeiten oder Projekte vollständig zu trennen. Jedes Paket enthält unbegrenzte Arbeitsbereiche.
Lexoffice und sevDesk sind vollständige Buchhaltungsprogramme. SparkReceipt ist eine Ergänzung, die Belege erfasst und Spesen vorbereitet, bevor sie in die Buchhaltung eingehen. Du kannst SparkReceipt neben deinem bestehenden Buchhaltungsprogramm einsetzen.
Ja. Lade deinen Steuerberater oder deine Steuerkanzlei jederzeit auf dein Konto ein. Sie können alle Ausgaben einsehen, Belege herunterladen und kategorisierte Daten exportieren.