Gastos Deducibles Para Autónomos y Pymes: Lista Completa 2026

Los gastos deducibles para autónomos son aquellos gastos necesarios para el ejercicio de tu actividad económica que puedes restar de tus ingresos para pagar menos impuestos. Pero hay una trampa que poca gente explica bien: deducir en IVA y deducir en IRPF son dos cosas distintas, con reglas distintas. Puedes deducirte el 100 % del IVA de algo y no deducirte ni un euro en IRPF, o al revés.

Este artículo lo resuelve de forma clara. Para cada categoría, verás la regla de IVA por separado de la regla de IRPF, con los porcentajes aplicables y el fundamento legal. Sin mezclar. Sin ambiguedades.

Puntos clave

• Un gasto es deducible en IRPF si está vinculado a tu actividad (Ley 35/2006); en IVA si tienes factura recibida y está afecto al negocio (Ley 37/1992).
• La deducción de IVA y la de IRPF se rigen por leyes distintas: puedes deducirte el 100 % del IVA de un gasto y solo el 50 % en IRPF, o viceversa.
• El vehículo es la categoría que más confunde: la regla general para autónomos es 50 % de deducción de IVA y 0 % en IRPF, salvo que acredites uso exclusivo.
• Las comidas de trabajo tienen un límite expreso del 50 % en IVA; en IRPF necesitas justificar la correlación con ingresos.
• Para el Modelo 130 y el Modelo 303, necesitas tener el ticket o la factura recibida de cada gasto. Sin justificante, la deducción no existe.

Qué Son los Gastos Deducibles (y por Qué Hay Dos Reglas Distintas)

Un gasto fiscalmente deducible es un desembolso que Hacienda acepta que restas de tu base imponible, reduciendo así la cuota a pagar. Pero "deducible" no significa lo mismo en todos los impuestos.

Hay dos preguntas completamente diferentes:

1. ¿Puedo deducirme el IVA de este gasto? La responde la Ley 37/1992 del IVA. La condición básica es que el gasto esté afecto a tu actividad y dispongas de una factura recibida con el IVA desglosado. El IVA deducible lo recuperas en el Modelo 303 (declaración trimestral de IVA).

2. ¿Puedo incluir este gasto en mi IRPF? La responde la Ley 35/2006 del IRPF. La condición es que el gasto sea necesario para obtener tus ingresos de la actividad. Los gastos deducibles en IRPF los declaras en el Modelo 130 (pago fraccionado trimestral del autónomo) y, después, en la Renta anual.

El error más frecuente es pensar que si un gasto se puede deducir en IVA, automáticamente también se deduce en IRPF. No es así.

Tabla Maestra: Gastos Deducibles con IVA e IRPF por Separado

La siguiente tabla muestra las 13 categorías principales. Los porcentajes son la regla general para autónomos persona física en estimación directa. Las circunstancias concretas pueden variar; consulta con tu asesor fiscal.

Las 13 Categorías Explicadas

1. Cuota de Autónomo a la Seguridad Social

IVA: No aplica. Las cuotas a la Seguridad Social no llevan IVA.

IRPF: Deducción del 100 %. Es uno de los gastos más seguros y directos para el autónomo. La cuota mensual que pagas al RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) reduce tu base imponible euro a euro.

Lo puedes incluir trimestralmente en el Modelo 130. Guarda los recibos de pago de la Tesorería General de la Seguridad Social como justificante.

2. Suministros (Luz, Agua, Internet, Teléfono)

Esta categoría es la que más preguntas genera entre quienes trabajan desde casa.

Si tienes local exclusivo de negocio:

• IVA: 100 % deducible.
• IRPF: 100 % deducible.

Si trabajas desde tu domicilio habitual:

• IVA: 0 %. La Agencia Tributaria no admite la deducción de IVA en suministros de vivienda con uso mixto personal-profesional. El criterio del Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) es claro en este punto.
• IRPF: El 30 % de la parte proporcional afecta al negocio. Si tienes la vivienda declarada como afecta al negocio en un 40 % (por superficie de uso profesional), podrás deducirte el 30 % de ese 40 %, es decir, el 12 % de la factura total. Así lo recoge el artículo 30.2 de la Ley 35/2006 del IRPF.

Isabel trabaja desde casa como diseñadora gráfica autónoma. Su factura mensual de luz e internet suma 120 euros. Tiene el 25 % de la vivienda declarado como afecto a la actividad. Su deducción en IRPF es: 120 × 25 % × 30 % = 9 euros al mes. Pequeño, pero acumulado en doce meses, son 108 euros menos en la base imponible.

3. Material de Oficina y Consumibles

Bolígrafos, papel, tóner, carpetas, cartuchos de tinta, grapadoras. Gasto cotidiano que muchos autónomos olvidan registrar.

IVA: 100 % deducible. Necesitas el ticket de caja o la factura recibida con el IVA desglosado.

IRPF: 100 % deducible. Sin límite porcentual, siempre que el material sea para uso profesional y tengas el justificante.

4. Alquiler de Local u Oficina

Si alquilas una oficina, despacho o local comercial afecto exclusivamente a tu actividad:

IVA: 100 % deducible (el arrendador te repercute el 21 % de IVA en la factura recibida mensual).

IRPF: 100 % deducible. El alquiler de local es un gasto corriente de la actividad, sin restricciones adicionales cuando el local es exclusivamente profesional.

Además, el arrendador está obligado a practicarte retención del 19 % (en 2026) sobre la renta si es persona física. Esa retención la declaras en el Modelo 130.

5. Equipos Informáticos y Software

Ordenadores, tablets, monitores, licencias de software, suscripciones SaaS.

IVA: 100 % deducible. Necesitas factura recibida con IVA desglosado.

IRPF: 100 % deducible, pero con matiz importante:

• Bienes de valor unitario inferior a 300 euros: deducción directa en el ejercicio.
• Bienes de valor superior a 300 euros: en principio deben amortizarse según las tablas de amortización. Los equipos informáticos se amortizan habitualmente en 5-8 años, aunque el artículo 28 del Reglamento del IRPF permite la libertad de amortización para elementos de activo nuevo cuyo valor unitario no supere 300 euros, y hay simplificaciones para autónomos en estimación directa simplificada.

Si gestionas tus gastos con una herramienta digital como el gestor de gastos para autónomos de SparkReceipt, puedes etiquetar cada compra como "equipo informático" en el momento de hacer la foto al ticket, y llevar el control de amortizaciones sin hojas de cálculo.

6. Formación Profesional Relacionada con la Actividad

Cursos, másters, certificaciones, libros técnicos, webinars, congresos del sector.

IVA: 100 % deducible si la entidad formadora emite factura con IVA (muchos cursos están exentos de IVA; en ese caso no hay IVA que deducir, pero el gasto sigue siendo deducible en IRPF).

IRPF: 100 % deducible. La clave es que la formación esté relacionada con tu actividad. Un programador que se forma en inteligencia artificial: deducible. Un abogado que paga un curso de cocina: no deducible.

7. Seguros de Negocio

Seguro de responsabilidad civil, seguro multirriesgo del local, seguro de vida vinculado a préstamo empresarial.

IVA: Los seguros están exentos de IVA (artículo 20. Uno.16 de la Ley 37/1992), por lo que no hay IVA que deducir.

IRPF: 100 % deducible. La prima anual del seguro de responsabilidad civil, por ejemplo, es un gasto corriente de la actividad sin limitación.

Guarda la póliza y el recibo de pago anual como justificante.

8. Gastos de Representación (Comidas de Trabajo)

Aquí está una de las reglas más conocidas y más malentendidas.

IVA: Límite expreso del 50 % (artículo 96. Uno.5 de la Ley 37/1992 del IVA). Si pagas una comida de negocio de 100 euros + 21 euros de IVA, solo podrás deducirte 10,50 euros de IVA (el 50 % de los 21 euros). El otro 50 % es un coste definitivo.

IRPF: No hay un límite porcentual fijo como en IVA, pero la Agencia Tributaria exige que puedas acreditar la correlación del gasto con los ingresos de la actividad. En la práctica, necesitas conservar el ticket de caja o factura recibida y ser capaz de justificar con quién fue la comida y qué relación comercial tenía.

El escáner de tickets de SparkReceipt captura la fecha, el importe, el IVA y el establecimiento en segundos desde el móvil. Añade una nota al ticket sobre el cliente o proveedor con el que comiste, y tienes la documentación lista si Hacienda pregunta.

9. Dietas y Desplazamientos (Manutención)

Las dietas del autónomo tienen un tratamiento especial distinto al del trabajador por cuenta ajena.

IVA: Depende del tipo de gasto. Si es transporte (tren, autobús, avión): 10 % o 4 % de IVA, deducible al 100 %. Si es manutención en restaurante durante un desplazamiento: aplica el 50 % de límite de IVA igual que los gastos de representación.

IRPF: La AEAT acepta las dietas del autónomo siempre que:

• El desplazamiento sea por motivos de trabajo, fuera del municipio donde se ejerce la actividad.
• Se conserve el ticket de caja o justificante del gasto.
• Los importes estén dentro de los límites establecidos: en 2026, hasta 53,34 euros/día en España y 91,35 euros/día en el extranjero para manutención (mismo límite que para trabajadores, según criterio AEAT habitual).

Las notas de gastos de SparkReceipt permiten agrupar los tickets de un viaje o desplazamiento en un informe ordenado, útil para presentar al trimestre o al gestor.

10. Publicidad y Marketing

Anuncios en Google Ads, Meta Ads, diseño de logos, fotografía profesional, gestión de redes sociales, creación de contenido.

IVA: 21 % de IVA, deducible al 100 %. Con factura recibida del proveedor (agencia, freelance, plataforma publicitaria).

IRPF: 100 % deducible. Es un gasto claramente vinculado a la generación de ingresos y Hacienda lo acepta sin restricciones adicionales cuando tienes la factura.

Nota práctica: cuando contratas servicios de marketing a un autónomo en España, este te practicará una retención del 15 % (o 7 % en los primeros tres años de actividad) que tú debes ingresar en Hacienda.

11. Gastos Financieros

Intereses de préstamos empresariales, comisiones bancarias de cuenta de negocio, intereses de líneas de crédito.

IVA: Los servicios financieros están exentos de IVA (artículo 20. Uno.18 de la Ley 37/1992), por lo que no hay IVA que deducir.

IRPF: 100 % deducible. Los intereses pagados por financiación de la actividad son gasto corriente deducible. Necesitas el extracto bancario o el cuadro de amortización del préstamo como justificante.

12. Vehículo (La Categoría Más Problemática)

El vehículo es, con diferencia, la categoría que más consultas genera y donde más errores se cometen.

IVA: La Ley 37/1992 establece una presunción de afección del 50 % para turismos de autónomos (artículo 95. Tres). Esto significa que, salvo que acredites un uso exclusivamente empresarial (muy difícil en la práctica), solo puedes deducirte el 50 % del IVA soportado en la compra, el combustible, los seguros (aunque el seguro está exento), el mantenimiento, etc.

IRPF: Aquí viene la asimetría que desconcierta a muchos. La deducción en IRPF exige prueba de afección exclusiva al negocio. En estimación directa, la AEAT solo acepta la deducción cuando el vehículo se usa única y exclusivamente para la actividad. En la práctica, para un autónomo que usa el coche también para uso personal, la deducción en IRPF es 0 %.

Existen excepciones: vehículos de transporte de mercancías, autoescuelas, taxis, vehículos industriales, agentes comerciales. Si tu actividad es de este tipo, puedes justificar la deducción completa.

Miguel es consultor de marketing. Usa su coche para ir a ver clientes y para uso personal. En IVA puede deducirse el 50 % del IVA de gasolina y mantenimiento. En IRPF, salvo que lleve un registro exhaustivo de uso profesional y sea capaz de demostrar afección exclusiva (prácticamente imposible con un turismo familiar), su deducción en IRPF es 0 €.

13. Gestoría y Asesoría Fiscal

Los honorarios de tu gestor o asesor fiscal son un gasto deducible.

IVA: 21 %, deducible al 100 %. Con la factura recibida mensual o trimestral del despacho.

IRPF: 100 % deducible. Es un gasto profesional directo. Incluye los honorarios de preparación del Modelo 130, Modelo 303, Renta y cualquier otra gestión vinculada a tu actividad.

Requisitos para que un Gasto Sea Deducible

No basta con que el gasto entre en una de las categorías anteriores. Hacienda exige que cumplas tres condiciones simultáneas:

1. Justificante documentado. Necesitas el ticket de caja o factura recibida para cada gasto. Un apunte en tu agenda no sirve. Un extracto bancario tampoco es suficiente por sí solo.

2. Imputación contable. El gasto debe estar registrado en tu contabilidad o en el libro registro de gastos del trimestre correspondiente.

3. Correlación con la actividad. El gasto debe ser necesario para obtener tus ingresos. Cuanto más clara sea esa vinculación, más sólida es tu posición ante una inspección.

Desde el punto de vista práctico: haz la foto al ticket en el momento del gasto. Si esperas a final de mes, muchos tickets de papel habrán desaparecido o serán ilegibles. El papel térmico se borra.

Cómo Organizar tus Gastos Deducibles por Trimestre

Los autónomos en estimación directa tienen cuatro fechas clave al año para declarar sus gastos deducibles:

Para llegar a cada cierre trimestral sin estrés, lo más eficaz es llevar un registro continuo. SparkReceipt captura cada ticket o factura recibida en el momento: fotografía el justificante, la IA extrae importe, fecha, proveedor e IVA, y lo categoriza automáticamente. Al final del trimestre, exportas el informe para el Modelo 130 y el Modelo 303 sin buscar papeles por los cajones.

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Preguntas Frecuentes Sobre Gastos Deducibles

¿Qué diferencia hay entre gasto deducible en IVA y en IRPF?

Son dos impuestos con leyes distintas. El IVA se rige por la Ley 37/1992: para deducir el IVA necesitas una factura recibida con el IVA desglosado y que el gasto esté afecto a tu actividad. El IRPF se rige por la Ley 35/2006: para deducir un gasto en tu Renta, debe ser necesario para obtener tus ingresos de la actividad. Puedes tener un gasto con deducción al 100 % en IVA y 0 % en IRPF, o viceversa, dependiendo de la categoría.

¿Puedo deducir la comida de todos los días aunque trabaje desde casa?

No. Las dietas del autónomo que trabaja desde casa no son deducibles, porque el desplazamiento debe ser fuera del municipio donde ejerces la actividad. Las comidas habituales de trabajo (con clientes o proveedores) pueden deducirse con restricciones: el IVA al 50 % y la deducción en IRPF requiere justificación de la vinculación comercial.

¿Necesito factura para todos los gastos o sirve el ticket?

Para deducir el IVA, necesitas una factura recibida completa (con tus datos, NIF del emisor, base imponible y cuota de IVA desglosada). Para deducir en IRPF, en principio basta con el ticket de caja si acredita el importe y la fecha, aunque Hacienda puede pedir más documentación en una inspección. Como regla práctica: pide siempre factura para gastos relevantes, y conserva todos los tickets.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los justificantes de mis gastos?

La Agencia Tributaria puede revisar tus declaraciones de los últimos cuatro años (período de prescripción general). Conserva todos tus justificantes al menos durante cuatro años desde la fecha de presentación de la declaración. Para gastos relacionados con bienes amortizables (como un equipo informático), guarda la documentación durante todo el período de amortización más cuatro años.

¿El autónomo puede deducirse el teléfono móvil?

Sí, con matices. Si el teléfono es exclusivamente de uso profesional: 100 % en IVA y 100 % en IRPF. Si es de uso mixto personal-profesional (lo más habitual), la AEAT aplica la misma lógica restrictiva que con el vehículo: difícil justificar el porcentaje profesional. En la práctica, muchos autónomos deducen un porcentaje razonable (50 %-70 %) siempre que puedan acreditar el uso profesional. Consulta con tu asesor para la situación específica.

¿Puedo deducir los gastos de antes de darme de alta como autónomo?

Los gastos de constitución y puesta en marcha previos al alta (tasas de registro, material inicial, etc.) tienen un tratamiento especial. La AEAT permite deducir ciertos gastos de inicio en el primer ejercicio de actividad, pero las condiciones son estrictas. Si estás en esta situación, consúltalo con un asesor antes de incluirlos en tu primera declaración.

Conclusión

Los gastos deducibles para autónomos en España son la herramienta más directa para reducir la factura fiscal de forma legítima. La clave es entender que IVA e IRPF tienen reglas propias, justificar cada gasto con su ticket o factura recibida, y llevar un registro trimestral ordenado para no llegar con prisas al Modelo 130 y al Modelo 303.

Las categorías con más impacto y más confusión son el vehículo, los suministros en vivienda habitual y las comidas de trabajo. En las tres, la asimetría entre IVA e IRPF es la fuente habitual de errores.

Nota: Este artículo es una guía orientativa. Para tu situación concreta, consulta con un asesor fiscal o gestor colegiado. La normativa fiscal cambia anualmente y las circunstancias personales pueden modificar lo que es deducible en cada caso.

Para más información oficial, consulta la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

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