Laskumerkinnät: mitä laskussa on oltava vuonna 2026

Tiivistelmä: Arvonlisäverollisesta myynnistä annettavassa laskussa on oltava arvonlisäverolain 209 e §:n mukaiset merkinnät, 16 kohtaa laskun antamispäivästä suoritettavan veron määrään. Kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, riittävät kevennetyt laskumerkinnät. Merkinnät eivät ole muotoseikka: ostajan arvonlisäveron vähennysoikeus edellyttää, että lasku täyttää lain tietosisältövaatimukset.

Laskuriita alkaa harvoin summasta. Se alkaa siitä, että kirjanpitäjä palauttaa ostolaskun, koska siitä puuttuu myyjän arvonlisäverotunniste tai merkintä käännetystä verovelvollisuudesta. Sama toimii toiseen suuntaan: jos oma myyntilaskusi on vajaa, asiakkaasi voi joutua pyytämään siitä korjatun version ennen kuin hän saa vähentää veron. Tässä oppaassa käydään läpi, milloin lasku on annettava, mitä siinä on oltava, milloin kevennetty versio riittää ja mitä puuttuva merkintä maksaa.

Milloin laskun antaminen on pakollista?

Arvonlisäverolaki ei vaadi laskua jokaisesta myynnistä. Verohallinnon ohjeen mukaan myyjän on annettava ostajalle lasku, jos ostaja on elinkeinonharjoittaja tai oikeushenkilö, joka ei ole elinkeinonharjoittaja, verollisesta tavaran tai palvelun myynnistä. Yritysten ja yhteisöjen välisessä kaupassa laskuvelvollisuus siis syntyy suoraan laista.

Yksityishenkilölle myydessä yleistä laskuvelvollisuutta ei ole. Poikkeuksia on muutama, muun muassa tavaroiden etämyynti ja uuden kuljetusvälineen myynti toiseen EU-maahan. Kirjanpito vaatii silti tositteen jokaisesta liiketapahtumasta, joten kuitti tai myyntiraportti tarvitaan myös kuluttajakaupassa.

Laskutuksen voi ulkoistaa laskutusyhtiölle tai kirjanpitäjälle, mutta vastuu merkinnöistä ei siirry mukana. Verohallinnon ohjeen mukaan laskutukseen liittyvien tehtävien siirtäminen toisen yrityksen hoidettavaksi ei poista myyjän arvonlisäverolain mukaisia laskuihin liittyviä velvollisuuksia.

Pakolliset laskumerkinnät: kaikki 16 kohtaa

Verohallinnon ohje listaa arvonlisäverolain 209 e §:n vaatimukset näin:

1. Laskun antamispäivä.
2. Juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä. Ohjeen mukaan samana tilikautena annetuissa laskuissa ei saa olla samaa tunnistetta.
3. Myyjän arvonlisäverotunniste. Suomalainen tunniste muodostetaan maatunnuksesta FI ja Y-tunnuksesta ilman väliviivaa, eli Y-tunnuksesta 1234567-8 tulee FI12345678.
4. Ostajan arvonlisäverotunniste, kun kyse on käännetystä verovelvollisuudesta tai tavaroiden yhteisömyynnistä.
5. Myyjän ja ostajan nimi ja osoite.
6. Tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji.
7. Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä, jos se voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä.
8. Veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa.
9. Verokanta.
10. Suoritettavan veron määrä.
11. Merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus verottomuuden perusteena olevaan säännökseen.
12. Merkintä "käännetty verovelvollisuus", kun ostaja on verovelvollinen.
13. Merkintä "itselaskutus", kun ostaja laatii laskun myyjän puolesta.
14. Uuden kuljetusvälineen myynnissä tiedot, joilla kuljetusväline tunnistetaan uudeksi.
15. Marginaaliverotusmenettelyn merkintä, esimerkiksi "voittomarginaalijärjestelmä–käytetyt tavarat".
16. Muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun.

Kohdat 11–16 koskevat vain niitä myyntejä, joihin ne liittyvät, ja kohta 4 tulee mukaan vain käännetyssä verovelvollisuudessa ja yhteisömyynnissä. Tavallinen kotimaan palvelulasku selviää kohdilla 1–3 ja 5–10.

Verokanta ja veron määrä lasketaan voimassa olevan kannan mukaan. Verohallinnon mukaan yleinen verokanta on 25,5 prosenttia, alennettu kanta 13,5 prosenttia 1.1.2026 alkaen ja sanoma- ja aikakauslehtien kanta 10 prosenttia. Aiempi 14 prosentin alennettu kanta oli voimassa 31.12.2025 asti, joten vuodenvaihteen yli ulottuvissa sopimuksissa kannattaa tarkistaa, kummalla kannalla lasku kuuluu antaa.

Yksi käytännön helpotus jää usein huomaamatta. Verohallinnon ohjeen mukaan lasku voi muodostua useammasta erillisestä asiakirjasta, kunhan varsinaisessa laskussa on yksiselitteinen viittaus siihen asiakirjaan, jossa loput tiedot ovat, ja asiakirja on sekä myyjällä että ostajalla. Erittelyliite tai sopimus voi siis kantaa osan merkinnöistä.

Kevennetyt laskumerkinnät: milloin 400 euroa riittää

Pienissä laskuissa ei tarvita täyttä listaa. Verohallinnon ohjeen mukaan riittää, että laskussa on kevennetyt sisältövaatimukset, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa. Raja lasketaan laskun loppusummasta, eli verollisesta kokonaishinnasta, ei veron perusteesta.

Kevennetyssä laskussa on oltava neljä tietoa:

• laskun antamispäivä
• myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste
• myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laji
• suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain

Ostajan nimeä, osoitetta tai juoksevaa tunnistetta ei siis vaadita. Käytännössä tavallinen kaupan kuitti täyttää nämä vaatimukset sellaisenaan.

Summaraja ei ole ainoa portti. Osassa myyntejä kevennetyt merkinnät riittävät summasta riippumatta, ja osassa ne eivät riitä koskaan:

Esimerkki auttaa hahmottamaan rajan. Toimistotarvikeostos maksaa 320,00 euroa yleisellä 25,5 prosentin kannalla. Loppusumma alittaa 400 euroa, joten kuitilla riittää joko veron määrä 65,02 euroa tai veron peruste 254,98 euroa. Jos sama ostos olisi 520,00 euroa, kuitilla pitäisi olla myös ostajan nimi ja osoite, juokseva tunniste ja verokanta.

Käännetty verovelvollisuus ja EU-myynti

Rajat ylittävässä kaupassa merkinnät ratkaisevat, kuka veron maksaa. Verohallinnon ohjeen mukaan käännetyssä verovelvollisuudessa laskuun merkitään "käännetty verovelvollisuus" tai englanniksi "Reverse charge", ja tavaroiden yhteisömyynnistä merkintä on "ALV 0 % yhteisömyynti" tai "VAT 0 % Intra Community supply". Molemmissa tapauksissa laskulla on oltava myös ostajan arvonlisäverotunniste.

Näissä myynneissä laskun antamiselle on takaraja. Tavaroiden yhteisömyynnistä lasku on annettava viimeistään tavaran toimituskuukautta seuraavan kalenterikuukauden 15. päivänä, ja sama määräaika koskee toiseen EU-maahan myytyä palvelua, josta ostaja suorittaa veron. Kotimaan myynnissä vastaavaa lakisääteistä takarajaa ei ole.

Käännetty verovelvollisuus ei koske vain rajat ylittävää kauppaa. Rakennusalalla sitä sovelletaan kotimaassa, kun palvelu on rakentamispalvelua tai työvoiman vuokrausta rakentamispalvelua varten ja ostaja on elinkeinonharjoittaja, joka muutoin kuin satunnaisesti myy rakentamispalvelua. Tällaiseen laskuun ei merkitä verokantaa eikä veron määrää, vaan merkintä "käännetty verovelvollisuus".

Miksi merkinnät ratkaisevat ostajan alv-vähennyksen

Ostolaskun merkinnät eivät ole myyjän sisäinen asia. Verohallinnon ohjeen mukaan vähennysoikeuden edellytyksenä on, että verovelvollisella ostajalla on ostamastaan tavarasta tai palvelusta lasku tai muu laskuna toimiva tosite, joka on verovelvollisen myyjän antama ja arvonlisäverolain tietosisältövaatimusten mukainen. Vajaa lasku on siis riski nimenomaan ostajalle, joka on jo maksanut veron myyjälle.

Toinen tavallinen sudenkuoppa koskee rekisteröitymistä. Verohallinnon ohje toteaa, että laskussa ei saa mainita veron määrää tai verokantaa, jos myyjää ei ole merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Jos rekisteröinti on vireillä, laskulle voi tehdä merkinnän "alv-rekisteröinti vireillä". Verottomasta myynnistä riittää ohjeen mukaan pelkkä merkintä myynnin verottomuudesta, eikä perustetta tarvitse eritellä.

Kun merkinnät ovat kunnossa, vähennettävä vero päätyy oikein myös arvonlisäveroilmoitukselle. Laskut on säilytettävä pitkään: Verohallinnon ohjeen mukaan laskut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, johon kuuluvaa kalenterikuukautta laskut koskevat. Tarkemmat säilytysajat ja niiden laskenta löytyvät oppaasta kuittien ja tositteiden säilytysajoista.

Näin pidät saapuvien laskujen tiedot tallessa

Myyntilaskut syntyvät laskutusohjelmassa, mutta ostolaskut saapuvat sähköpostiin, verkkolaskuna ja paperikuitteina. SparkReceiptin kuittiskanneri lukee laskusta ja kuitista myyjän, päivämäärän, summan, veroerittelyn ja rivitiedot, ja sähköpostikuittien haku noutaa liitteet suoraan Gmailista, Outlookista tai IMAP-postilaatikosta. AI Fields -kentillä voi poimia jokaisesta laskusta myös oman tunnisteen, kuten laskun numeron tai projektikoodin.

Verokauden päättyessä raporteista näkee valitun jakson ostot ja niiden verot, ja aineiston saa ulos PDF-, Excel- tai CSV-tiedostona tai koko dokumenttiarkiston ZIP-pakettina. Maksullisissa tilauksissa kirjanpitäjän voi kutsua tilille veloituksetta, jolloin hän näkee alkuperäisen laskukuvan silloin kun merkinnät pitää tarkistaa.

SparkReceipt ei ole laskutusohjelma eikä luo myyntilaskuja, eikä sillä tehdä kirjanpitoa tai tilinpäätöstä. Se hoitaa laskutusta edeltävän ja seuraavan työn, eli tositteiden keruun, erittelyn ja arkistoinnin, ja sama aineisto pitää myös toiminimen vähennykset ajan tasalla. Suunnitelmat ja niiden sisällöt näet hinnoittelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Riittääkö kaupan kuitti laskuksi?

Vähittäiskaupassa riittää, summasta riippumatta. Muussa myynnissä kevennetyt merkinnät riittävät, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa. Sitä suuremmissa laskuissa tarvitaan täydet merkinnät, eli myös ostajan nimi ja osoite sekä juokseva tunniste.

Mitä teen, jos saamastani ostolaskusta puuttuu merkintöjä?

Pyydä myyjältä korjattu lasku. Vähennysoikeus edellyttää arvonlisäverolain tietosisältövaatimusten mukaista laskua, joten puuttuva tieto kannattaa korjata ennen kuin vero ilmoitetaan. Muutoslaskussa on oltava viittaus alkuperäiseen laskuun.

Pitääkö toiminimen antaa lasku yksityishenkilölle?

Arvonlisäverolain laskuvelvollisuus koskee myyntiä elinkeinonharjoittajalle tai oikeushenkilölle, joten kuluttajamyynnissä yleistä velvollisuutta ei ole. Poikkeuksia ovat muun muassa tavaroiden etämyynti ja uuden kuljetusvälineen myynti toiseen EU-maahan. Kirjanpitoon tarvitaan silti tosite.

Saanko merkitä laskuun arvonlisäveron, jos en ole alv-rekisterissä?

Et. Rekisteriin merkitsemätön myyjä ei saa mainita laskussa veron määrää eikä verokantaa. Jos rekisteröinti on vireillä, laskulle voi tehdä siitä merkinnän.

Voiko lasku koostua useammasta asiakirjasta?

Kyllä. Osa merkinnöistä voi olla erillisessä asiakirjassa, kun varsinaisessa laskussa on yksiselitteinen viittaus siihen ja asiakirja on sekä myyjällä että ostajalla.

Yhteenveto

• Arvonlisäverollisesta myynnistä yritykselle tai yhteisölle on annettava lasku, jossa on arvonlisäverolain 209 e §:n mukaiset merkinnät.
• Täysi lista on 16-kohtainen, mutta kohdat 11–16 koskevat vain niitä myyntejä, joihin ne liittyvät.
• Kevennetyt merkinnät riittävät, kun laskun loppusumma on enintään 400 euroa, sekä vähittäiskaupassa, ravintola- ja henkilökuljetuspalveluissa ja pysäköintimittarin tositteissa summasta riippumatta.
• Yhteisömyynti, etämyynti ja toisessa EU-maassa käännetyn verovelvollisuuden alainen myynti vaativat aina täydet merkinnät.
• Yhteisömyynnin ja toiseen EU-maahan myydyn käännetyn verovelvollisuuden palvelun lasku on annettava viimeistään toimitus- tai suorituskuukautta seuraavan kuukauden 15. päivänä.
• Ostajan vähennysoikeus edellyttää tietosisältövaatimusten mukaista laskua, joten vajaa merkintä on riski ostajalle.
• Laskut säilytetään vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jota ne koskevat.