Y-tunnus: mitä se on ja miten toiminimi saa sen

Tiivistelmä: Y-tunnus eli yritys- ja yhteisötunnus on PRH:n tai Verohallinnon antama tunnus, joka yksilöi yrityksen. Se on muotoa 1234567-8: seitsemän numeroa, väliviiva ja yksi tarkistusmerkki. Toiminimi saa Y-tunnuksen tekemällä perustamisilmoituksen sähköisesti YTJ-palvelussa tai OmaVerossa, ja sähköisessä ilmoituksessa tunnus tulee heti. Verohallinnon rekistereihin ilmoittautuminen on maksutonta, ja pelkkä Y-tunnuksen saaminen ei maksa mitään.

Y-tunnus on ensimmäinen konkreettinen asia, jonka aloittava yrittäjä yritykseltään saa. Se painetaan laskuihin, kysytään sopimuksissa ja tarkistetaan yrityshausta. Tämä opas selittää, mitä tunnuksen numerot tarkoittavat, miten se eroaa ALV-numerosta, miten toiminimi saa sen ja missä sitä on käytettävä. Kun tunnus on hankittu, seuraavat askeleet ovat laskujen pakolliset laskumerkinnät ja se, miten toiminimen tulos verotetaan.

Mikä Y-tunnus on?

Yritys- ja yhteisötunnus eli Y-tunnus on PRH:n tai Verohallinnon yritykselle ja yhteisölle antama tunnus, joka yksilöi yrityksen. Sen antaa joko Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) tai Verohallinto sen mukaan, mihin rekisteriin ilmoitus tehdään. Sama tunnus seuraa yritystä kaikessa viranomaisasioinnissa, joten sen avulla eri viranomaiset tunnistavat saman yrityksen ilman, että nimeä tarvitsee kirjoittaa auki. Nimi kertoo, että tunnus ei ole vain yritysten oma: myös yhdistykset, säätiöt ja muut yhteisöt saavat Y-tunnuksen, ja toiminimelle se annetaan aivan samalla tavalla kuin osakeyhtiölle.

Tärkeä huomio: tunnus itsessään ei kerro, onko yritys rekisteröity mihinkään rekisteriin. YTJ muistuttaa, että tunnuksesta sinänsä ei voi päätellä, onko yritys merkitty kaupparekisteriin tai Verohallinnon rekistereihin. Y-tunnuksen olemassaolo tarkoittaa siis vain, että yritys on olemassa järjestelmässä, ei että se olisi arvonlisäverovelvollinen tai ennakkoperintärekisterissä. Nämä tiedot näkee erikseen yritys- ja yhteisöhausta.

Näin Y-tunnus rakentuu: seitsemän numeroa ja tarkistusmerkki

Y-tunnuksessa on seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki, eli se on aina muotoa 1234567-8. Alkuosa on juokseva seitsennumeroinen sarja, ja väliviivan jälkeinen viimeinen numero on tarkistusmerkki. Esimerkkimuodossa 1234567-8 osa 1234567 yksilöi yrityksen ja väliviivan takana oleva 8 on tarkistusmerkki, ei osa juoksevaa numeroa.

Tarkistusmerkki ei ole satunnainen. Se lasketaan seitsemästä ensimmäisestä numerosta painotetulla laskennalla, jonka jakojäännös yhdellätoista määrää viimeisen numeron. Verohallinto julkaisee tarkistusmerkin tarkistuslaskennan kaavan ohjelmistokehittäjille. Käytännön hyöty tästä on, että väärin näppäilty Y-tunnus jää usein kiinni: jos tarkistusmerkki ei täsmää muihin numeroihin, tunnus on virheellinen. Siksi laskuohjelmat ja rekisterit voivat torjua kirjoitusvirheen jo syöttövaiheessa.

Y-tunnus on myös arvonlisäveronumeron pohja. Suomalainen ALV-numero muodostetaan maatunnuksesta FI ja Y-tunnuksesta ilman väliviivaa: jos Y-tunnus on 0765432-1, ALV-numero on FI07654321. ALV-numeroa tarvitaan EU:n sisäisessä tavara- ja palvelukaupassa, kun taas Y-tunnusta käytetään kotimaisessa asioinnissa. Kyse on siis samasta numerosarjasta kahdessa eri asussa. Alla oleva taulukko kokoaa erot.

Näin toiminimi saa Y-tunnuksen

Toiminimi eli yksityinen elinkeinonharjoittaja saa Y-tunnuksen tekemällä perustamisilmoituksen. Sen voi tehdä sähköisesti YTJ-palvelussa tai OmaVerossa taikka paperilomakkeella. Verohallinnon mukaan sähköisesti tehdyssä ilmoituksessa Y-tunnuksen saa heti, kun taas paperi-ilmoituksessa tunnus näkyy yrityshaussa noin kolmen päivän kuluttua. Käytännössä sähköinen reitti etenee näin:

1. Kirjaudu OmaVeroon tai YTJ-palveluun omilla pankkitunnuksilla.
2. Valitse yritysmuodoksi yksityinen elinkeinonharjoittaja ja täytä perustamisilmoitus.
3. Ilmoita samalla, haluatko arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai työnantajarekisteriin.
4. Lähetä ilmoitus, jolloin Y-tunnus muodostuu heti.

Samalla ilmoituksella yritys voi ilmoittautua Verohallinnon rekistereihin: arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin. Näihin ilmoittautuminen on maksutonta. Verohallinto huomauttaa, että uuden yrityksen rekisteröintien viimeistely Verohallinnon rekistereihin kestää noin kolme viikkoa, vaikka itse Y-tunnus tulisi heti.

Toiminimen kohdalla kaupparekisteri on eri asia kuin Verohallinnon rekisterit. PRH:n mukaan yksityisen elinkeinonharjoittajan on ilmoittauduttava kaupparekisteriin vain, jos sen on kirjanpitolain nojalla ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi tai jos elinkeinonharjoittajalla on pysyvä asuinpaikka Euroopan talousalueen ulkopuolella. Muuten kaupparekisteriin ilmoittautuminen on vapaaehtoista. Kaupparekisteri-ilmoituksesta peritään käsittelymaksu, joka on toiminimelle 75 euroa, mutta Verohallinnon rekisteröinti on maksutonta. Moni aloittava toiminimi tarvitsee siis vain maksuttoman ilmoittautumisen Verohallinnolle saadakseen Y-tunnuksen.

Missä Y-tunnusta tarvitaan?

Y-tunnus ei ole vain rekisterinumero, vaan sitä käytetään jokapäiväisessä asioinnissa. YTJ:n mukaan tunnus on merkittävä yrityksen kirjeisiin ja lomakkeisiin, jos yritys on merkitty kaupparekisteriin, arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin tai työnantajarekisteriin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tunnus näkyy myyntilaskuilla, sopimuksissa ja tilausvahvistuksissa.

Useimmiten Y-tunnus on pakko olla laskulla, sillä arvonlisäverollisen myyntilaskun pakollisiin laskumerkintöihin kuuluu myyjän Y-tunnus, ja EU-kaupassa lisäksi ALV-numero. Tavallisimmat kohdat, joissa toiminimen tunnus kysytään tai merkitään, ovat:

• myyntilaskut ja tarjoukset asiakkaille
• ostolaskut ja tilausvahvistukset toimittajilta
• sopimukset ja tilaukset
• yrityksen pankkitilin avaaminen ja luoton haku
• vakuutus- ja liittymäsopimukset yrityksen nimissä

Vastapuoli voi tarkistaa Y-tunnuksella yrityksen tiedot maksutta yritys- ja yhteisöhausta, joten oikea tunnus laskulla on myös luottamuskysymys. Kannattaa siis tallentaa tunnus valmiiksi laskupohjaan, ettei sitä tarvitse muistaa ulkoa joka kerta.

Yleisiä väärinkäsityksiä

"Kun sain Y-tunnuksen, olen arvonlisäverovelvollinen." Et automaattisesti. Y-tunnus ja arvonlisäverovelvollisuus ovat eri asioita. Yritys merkitään arvonlisäverovelvollisten rekisteriin erikseen, joko perustamisilmoituksella tai myöhemmin, ja pienimuotoinen toiminta voi jäädä arvonlisäveron alarajan alle. Y-tunnuksesta ei voi päätellä rekisteröintejä.

"Toiminimen Y-tunnuksen voi myydä yrityksen mukana." Ei voi. Toiminimen Y-tunnus on henkilökohtainen ja säilyy samana koko toiminnan ajan, mutta se on sidottu yrittäjään. Jos liiketoiminta myydään toiselle henkilölle, ostaja perustaa oman toiminimen ja saa oman Y-tunnuksensa.

"Jokaisen toiminimen on liityttävä kaupparekisteriin." Ei ole. Kaupparekisteri-ilmoitus on toiminimelle pakollinen vain edellä kuvatuissa tilanteissa, ja monelle pienelle ammatinharjoittajalle riittää maksuton ilmoittautuminen Verohallinnon rekistereihin.

Näin pidät kuitit ja laskut kunnossa alusta asti

Y-tunnus on lähtölaukaus, jonka jälkeen alkaa kertyä tositteita: ostokuitteja, myyntilaskuja ja tiliotteita. Verotettava tulos lasketaan näistä tositteista, joten niiden keruu ja säilytys kannattaa ottaa haltuun heti ensimmäisestä ostosta.

Tässä SparkReceipt on esikirjanpidon työkalu. Kuittiskanneri lukee kuvasta tai PDF:stä toimittajan, summan, päivämäärän ja veron erittelyn, ja kulujen seuranta kerää ostotositteet yhteen paikkaan sitä mukaa kun niitä syntyy. Aineiston saa koottua valitulta jaksolta raportteina PDF-, Excel- tai CSV-muodossa kirjanpitäjälle luovutettavaksi.

Rehellisyyden nimissä: SparkReceipt ei ole kirjanpito-ohjelma eikä laskutusohjelma, joten se ei tee tilinpäätöstä eikä muodosta myyntilaskuja Y-tunnuksineen puolestasi. Se hoitaa kuittien ja tositteiden keruun, erittelyn ja arkistoinnin, ja varsinaisen kirjanpidon tekee joko kirjanpito-ohjelma tai kirjanpitäjä. Suunnitelmat ja hinnat näet hinnoittelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Paljonko Y-tunnuksen saaminen maksaa?

Y-tunnuksen saaminen Verohallinnon rekisteröinnin yhteydessä on maksutonta. Jos toiminimi ilmoittautuu myös kaupparekisteriin, siitä peritään 75 euron käsittelymaksu, mutta se on toiminimelle pakollista vain tietyissä tilanteissa.

Kuinka nopeasti Y-tunnuksen saa?

Sähköisesti YTJ-palvelussa tai OmaVerossa tehdyssä perustamisilmoituksessa Y-tunnuksen saa heti, kun taas paperi-ilmoituksessa tunnus näkyy yrityshaussa noin kolmen päivän kuluttua. Verohallinnon rekisterimerkintöjen viimeistely kestää tämän jälkeen noin kolme viikkoa.

Mitä eroa on Y-tunnuksella ja ALV-numerolla?

Ne perustuvat samaan numerosarjaan. Y-tunnus on muotoa 1234567-8 ja sitä käytetään kotimaisessa asioinnissa. ALV-numero muodostetaan maatunnuksesta FI ja Y-tunnuksesta ilman väliviivaa (esimerkiksi FI12345678), ja sitä tarvitaan EU-kaupassa.

Mihin tarkistusmerkkiä eli viimeistä numeroa tarvitaan?

Tarkistusmerkki lasketaan seitsemästä ensimmäisestä numerosta, joten se paljastaa näppäilyvirheen. Jos viimeinen numero ei täsmää muihin, Y-tunnus on kirjoitettu väärin, ja järjestelmät voivat torjua virheen jo syöttövaiheessa.

Vaihtuuko toiminimen Y-tunnus, jos toiminta muuttuu?

Ei vaihdu. Yksityisen elinkeinonharjoittajan Y-tunnus säilyy samana koko toiminnan ajan. Se on kuitenkin henkilökohtainen, joten sitä ei voi siirtää liiketoiminnan uudelle omistajalle.

Yhteenveto

• Y-tunnus on PRH:n tai Verohallinnon antama tunnus, joka yksilöi yrityksen kaikessa viranomaisasioinnissa.
• Muoto on 1234567-8: seitsemän numeroa, väliviiva ja tarkistusmerkki, joka lasketaan muista numeroista ja paljastaa näppäilyvirheen.
• ALV-numero on sama numerosarja maatunnuksella FI ja ilman väliviivaa, ja sitä käytetään EU-kaupassa.
• Toiminimi saa Y-tunnuksen maksuttomalla perustamisilmoituksella, ja sähköisesti tunnus tulee heti; kaupparekisteri-ilmoitus (75 €) on pakollinen vain tietyissä tilanteissa.
• Y-tunnuksen olemassaolo ei tarkoita arvonlisäverovelvollisuutta, ja toiminimen tunnus on henkilökohtainen eikä siirry ostajalle.
• Tunnus on merkittävä laskuihin ja sopimuksiin, kun yritys on jossakin rekisterissä, joten pidä tositteet ja laskut järjestyksessä heti alusta.