Kassaflöde i enskild firma: så skiljer det sig från vinst
Kassaflöde är rörelsen av pengar in och ut ur firman under en period. Det låter som samma sak som vinst, men det är det inte: firman kan visa ett fint överskott i resultaträkningen och ändå ha tomt på bankkontot. Den här guiden förklarar vad kassaflöde är, varför det skiljer sig från resultatet, varför en enskild firma aldrig behöver lämna en formell kassaflödesanalys, och hur du bygger en enkel likviditetsbudget som fångar momsen och skatten innan de tömmer kontot.
Viktiga punkter
- Kassaflöde är in- och utbetalningar under en period, resultatet är intäkter minus kostnader. De två svarar på olika frågor
- Ett överskott i resultaträkningen kan sammanfalla med ett negativt kassaflöde, till exempel om du köpt inventarier eller gjort stora egna uttag
- En enskild firma med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor gör ett förenklat årsbokslut, som bara består av resultaträkning och balansräkning. Ingen kassaflödesanalys krävs
- En formell kassaflödesanalys delar året i tre delar: löpande verksamhet, investeringsverksamhet och finansieringsverksamhet
- En enkel likviditetsbudget månad för månad är det verktyg en enskild firma har nytta av, eftersom den visar när moms och preliminärskatt ska betalas
Vad är kassaflöde?
Kassaflöde är skillnaden mellan de pengar som kommer in på firmans konto och de som går ut, under en bestämd period. En kundbetalning är ett positivt flöde, en hyra eller ett inköp ett negativt. Summerar du alla in- och utbetalningar under en månad får du månadens kassaflöde, och förändringen av saldot på kontot.
Det viktiga är att ett kassaflöde bara räknar faktiska betalningar. Skickar du en faktura på 20 000 kronor i december men får betalt i januari, påverkar fakturan resultatet i december och kassaflödet först i januari. Samma sak åt andra hållet: köper du en dator kontant syns hela utbetalningen direkt i kassaflödet, medan kostnaden i resultaträkningen fördelas över flera år genom avskrivningar.
Likviditet är det närliggande begreppet. Likviditet är firmans förmåga att betala det som förfaller just nu, och kassaflödet är rörelsen som bygger upp eller tär på den förmågan. Ett företag kan vara lönsamt men få likviditetsproblem om pengarna fastnar i obetalda kundfordringar.
Kassaflöde och resultat är inte samma sak
Den vanligaste missförståndet bland nya egenföretagare är att ett överskott betyder pengar på kontot. Det gör det sällan. Resultatet justeras för poster som inte är betalningar, och kassan påverkas av betalningar som inte är kostnader.
Ta en konsult vars förenklade årsbokslut visar ett överskott på 300 000 kronor. Så här kan vägen från resultatet till pengarna i kassan se ut:
| Post | Belopp |
|---|---|
| Årets resultat (överskott) | 300 000 kr |
| Plus avskrivningar (ingen utbetalning) | +15 000 kr |
| Ökning av kundfordringar (pengar som inte kommit in) | −40 000 kr |
| Ökning av leverantörsskulder (fakturor du inte betalat än) | +10 000 kr |
| Kassaflöde från den löpande verksamheten | 285 000 kr |
| Köp av dator och inventarier | −25 000 kr |
| Egna uttag under året | −250 000 kr |
| Årets kassaflöde (förändring av kassan) | 10 000 kr |
Resultatet var 300 000 kronor, men kassan växte bara med 10 000. Avskrivningen på 15 000 kronor är en kostnad utan utbetalning, så den läggs tillbaka till resultatet. De 40 000 kronorna i ökade kundfordringar är intäkter du bokfört men inte fått betalt för. Datorn och framför allt de egna uttagen är utbetalningar som inte är kostnader, så de syns i kassan men inte i resultatet. Det är därför eget uttag kan kännas som att pengarna försvinner utan att skatten blir lägre.
Måste en enskild firma göra en kassaflödesanalys?
Nej. En kassaflödesanalys är en formell del av en årsredovisning, och den kräver Skatteverket inte av en enskild firma. Enligt årsredovisningslagen ska en kassaflödesanalys bara ingå i årsredovisningen för ett större företag eller en bostadsrättsförening (2 kap. 1 § årsredovisningslagen).
Ett större företag är i lagens mening ett företag som uppfyller mer än ett av tre villkor under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren: fler än 50 anställda i medeltal, en balansomslutning över 40 miljoner kronor, eller en nettoomsättning över 80 miljoner kronor (1 kap. 3 § årsredovisningslagen). En vanlig enskild firma ligger långt under de gränserna.
I praktiken gör en enskild firma med en årlig nettoomsättning som normalt uppgår till högst tre miljoner kronor ett förenklat årsbokslut enligt regelverket K1 (BFNAR 2006:1). Det består av en resultaträkning och en balansräkning, inget mer. Du behöver alltså inte känna till kassaflödesanalysens formalia för att sköta firman. Men pengarnas rörelse behöver du ändå förstå, och där är en egen likviditetsbudget mer användbar än en formell analys.
De tre delarna i en kassaflödesanalys
Även om du inte lämnar in någon är det värt att veta hur en kassaflödesanalys är uppbyggd, eftersom indelningen hjälper dig att se var pengarna tar vägen. Årets kassaflöden delas in i tre kategorier: löpande verksamhet, investeringsverksamhet och finansieringsverksamhet (K3 punkt 7.2, enligt FAR).
| Del | Vad den fångar | Exempel i en enskild firma |
|---|---|---|
| Löpande verksamhet | Pengar från den dagliga driften | Kundbetalningar in, inköp och omkostnader ut, moms |
| Investeringsverksamhet | Köp och försäljning av tillgångar | Köp av dator, maskin eller bil |
| Finansieringsverksamhet | Pengar till och från kapital och lån | Egna uttag och insättningar, upptagna eller amorterade lån |
Analysen kan upprättas på två sätt. Den direkta metoden utgår från det faktiska penningflödet, den indirekta metoden utgår från resultaträkningen och justerar bort posterna som inte är betalningar. Den indirekta metoden är vanligast, och det är den logiken tabellen längre upp följer.
Så gör du en enkel likviditetsbudget för firman
En likviditetsbudget är en prognos över in- och utbetalningar månad för månad. Den är enkel att göra och fångar den fara som drabbar lönsamma firmor: att en stor momsinbetalning eller en sen kund tömmer kontot en enskild månad. Så här kan ett kvartal se ut för en firma som går med vinst varje månad:
| Post | Januari | Februari | Mars |
|---|---|---|---|
| Ingående kassa | 25 000 | 28 000 | 3 000 |
| Kundinbetalningar | +55 000 | +50 000 | +70 000 |
| Leverantörer och omkostnader | −20 000 | −22 000 | −20 000 |
| Preliminärskatt (F-skatt) | −8 000 | −8 000 | −8 000 |
| Moms (för föregående kvartal) | 0 | −25 000 | 0 |
| Eget uttag | −24 000 | −20 000 | −24 000 |
| Utgående kassa | 28 000 | 3 000 | 21 000 |
Varje månad går med vinst, men i februari är kontot nästan tomt. Orsaken är momsen för förra kvartalet som förfaller då, samtidigt som den löpande preliminärskatten och det egna uttaget fortsätter. Momsen är pengar du redan fått in från kunderna och som inte var firmans att behålla. Betalar du både moms och preliminärskatt via skattekontot på bestämda förfallodagar, är de de två utbetalningar som oftast överraskar.
Tre vanor löser det mesta. Fakturera så snart ett jobb är klart, så kortar du tiden innan pengarna kommer in. Lägg undan momsen på ett separat konto samma vecka du fått betalt. Och planera det egna uttaget efter kassan, inte efter resultatet, eftersom det är kassan som betalar räkningarna. En uppdaterad momsdeklaration och ett aktuellt bokslut ger dig siffrorna att budgetera med.
Vanliga missuppfattningar om kassaflöde
"Går firman med vinst finns det pengar att ta ut." Inte nödvändigtvis. Vinsten kan vara bunden i kundfordringar eller redan utbetald som investeringar och egna uttag. Titta på kassan, inte bara på resultatet, innan du gör ett uttag.
"Momsen på kontot är mina pengar." Den utgående momsen är pengar du samlat in åt staten. Räknar du in den i din egen kassa bygger du en budget på pengar som ska vidare. Det är den enskilt vanligaste orsaken till att en lönsam firma får slut på pengar.
"Ett eget uttag sänker skatten." Nej. Du beskattas för firmans överskott, inte för det du tar ut. Ett eget uttag är en kassaflödespost utan effekt på resultatet eller skatten, och därför syns det inte i resultaträkningen.
Så håller SparkReceipt koll på kassaflödet
En likviditetsbudget är bara så bra som siffrorna den bygger på, och de siffrorna är dina intäkter och utgifter i realtid. SparkReceipt fångar varje kvitto och utgift när du får det, läser belopp, datum, moms och kategori automatiskt, och bokför intäkter vid sidan av utgifterna. Då har du ett aktuellt underlag för vad som flödar in och ut, i stället för att rekonstruera månaden i efterhand.
Du kan också ta ut en utgiftsrapport med kategori- och momssummor, så att du ser vart pengarna gått innan du planerar nästa månad. Läs mer om hur kvittohanteringen fungerar, eller kom igång och testa i din egen firma. Ju färre siffror du behöver mata in för hand, desto oftare blir likviditetsbudgeten gjord.
Vill du läsa vidare om hur de löpande siffrorna hänger ihop finns guiderna om resultaträkningen och om soliditet, det nyckeltal som visar hur firman klarar en period med svagt kassaflöde.
Vanliga frågor om kassaflöde i enskild firma
Vad är skillnaden mellan kassaflöde och resultat? Resultatet är intäkter minus kostnader under en period och visar om firman gått med vinst. Kassaflödet är faktiska in- och utbetalningar och visar hur mycket pengar som rört sig. Avskrivningar, kundfordringar och egna uttag gör att de två sällan är lika.
Måste en enskild firma lämna en kassaflödesanalys? Nej. En kassaflödesanalys krävs bara i årsredovisningen för större företag och bostadsrättsföreningar. En enskild firma gör ett förenklat årsbokslut med bara resultaträkning och balansräkning.
Varför har firman ont om pengar fast den går med vinst? Oftast för att vinsten är bunden i obetalda kundfakturor, eller för att du betalat moms, preliminärskatt, investeringar och egna uttag som inte syns som kostnader i resultatet. En likviditetsbudget visar var pengarna tar vägen.
Hur gör jag en likviditetsbudget? Lista ingående kassa, alla förväntade inbetalningar och alla utbetalningar månad för månad, inklusive moms och preliminärskatt på rätt förfallodag. Utgående kassa en månad blir ingående nästa. Då ser du i förväg vilka månader som blir tajta.
Räknas momsen som en del av firmans kassaflöde? Den utgående momsen rör sig visserligen genom kontot, men den är inte firmans pengar. Lägg undan den direkt så att den finns kvar när momsdeklarationen förfaller.
Sammanfattning
Kassaflöde handlar om pengarnas faktiska rörelse, inte om vinsten på pappret. För en enskild firma är det den skillnaden som avgör om räkningarna går att betala.
- Kassaflöde är in- och utbetalningar under en period, resultat är intäkter minus kostnader. De svarar på olika frågor
- Ett överskott betyder inte pengar på kontot: avskrivningar, kundfordringar, investeringar och egna uttag skiljer resultatet från kassan
- En enskild firma gör ett förenklat årsbokslut och behöver aldrig lämna en formell kassaflödesanalys
- En likviditetsbudget månad för månad är det verktyg som fångar moms och preliminärskatt innan de tömmer kontot
- Lägg undan momsen när pengarna kommer in och planera det egna uttaget efter kassan, inte efter resultatet
Not: Den här guiden ger en allmän översikt. Kontrollera aktuella regler hos Skatteverket, eller rådgör med en auktoriserad redovisningskonsult, för råd anpassade till din firma.