Kahdenkertainen kirjanpito: mitä se on ja kuka sitä tarvitsee

Tiivistelmä: Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokaisesta liiketapahtumasta kirjataan sekä rahan lähde että rahan käyttö, eli sama summa merkitään kahdelle tilille: debetiin ja kreditiin. Se on kirjanpitolain pääsääntö. Toiminimi saa pitää kevyempää yhdenkertaista kirjanpitoa, jossa tapahtumat listataan yhtenä rivinä, mutta vain jos liikevaihto, tase ja henkilöstömäärä pysyvät laissa määriteltyjen raja-arvojen alla. Muille yritysmuodoille kahdenkertainen kirjanpito on aina pakollinen.

Kahdenkertainen kirjanpito kuulostaa monen aloittavan yrittäjän korvaan siltä, että työ tehdään kahteen kertaan. Nimi tarkoittaa kuitenkin muuta: yksi tapahtuma kirjataan kahdelle eri tilille niin, että kirjaus kertoo mistä raha tuli ja mihin se meni. Tämä opas selittää, mitä se käytännössä on, miten se eroaa yhdenkertaisesta kirjanpidosta ja kumpaa sinun toiminimesi täytyy pitää. Miten yrityksen tulos sitten verotetaan, on käyty läpi erikseen toiminimen verotuksen oppaassa, ja tositteiden säilytysajat omassa oppaassaan.

Mitä kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?

Verohallinnon mukaan yritysten ja yhteisöjen on pidettävä kahdenkertaista, suoriteperusteista kirjanpitoa, ja kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokaisesta liiketapahtumasta merkitään sekä rahan lähde että rahan käyttö. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sama euromäärä kirjataan kahdelle tilille. Vasenta puolta kutsutaan debetiksi ja se kertoo rahan käytön, oikeaa puolta kreditiksi ja se kertoo rahan lähteen. Kirjaukset ovat aina tasapainossa: debetin summa on yhtä suuri kuin kreditin summa.

Otetaan yksinkertainen esimerkki. Toiminimiyrittäjä ostaa toimistotarvikkeita 500 eurolla ja maksaa ne yrityksen pankkitililtä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa tapahtuma kirjataan näin:

Kirjaus kertoo yhdellä silmäyksellä molemmat asiat: rahaa käytettiin toimistotarvikkeisiin ja se lähti pankkitililtä. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa sama tapahtuma olisi vain yksi rivi, esimerkiksi "toimistotarvikkeet −500 €", eikä siitä näkyisi, mistä raha otettiin.

Kahden tilin logiikasta seuraa kirjanpidon tärkein ominaisuus. Koska jokaisesta tapahtumasta kirjataan molemmat puolet, tilit kertovat lopulta paitsi tuloksen (tulot miinus menot) myös taseen, eli mitä yrityksellä on varoja ja velkoja. Yhdenkertaisesta kirjanpidosta tasetta ei saada suoraan, koska se seuraa vain maksuja.

Jos yritys on arvonlisäverovelvollinen, mukaan tulee kolmas rivi. Kun samaan 500 euron ostoon lisätään 25,5 prosentin arvonlisävero, kulu on edelleen 500 euroa, vähennettävä arvonlisävero 127,50 euroa on omalla rivillään ja pankista lähtenyt kokonaissumma 627,50 euroa kirjataan kreditiin. Arvonlisäveron erittely on selitetty tarkemmin arvonlisäveron oppaassa.

Kahdenkertainen vai yhdenkertainen kirjanpito?

Ero ei ole pelkkä kirjaustapa, vaan koskee myös sitä, milloin tapahtuma kirjataan ja mitä kirjanpidosta saadaan ulos. Alla olevaan taulukkoon on koottu keskeiset erot.

Yhdenkertainen kirjanpito on kevyempi pitää, ja se riittää monelle pienelle ammatinharjoittajalle. Kahdenkertainen antaa tarkemman kuvan yrityksen taloudesta ja on välttämätön heti, kun toiminta kasvaa tai yhtiömuoto vaihtuu. Osakeyhtiö, avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö pitävät aina kahdenkertaista kirjanpitoa riippumatta koostaan.

Kumpaa toiminimesi täytyy pitää?

Tämä on kysymys, johon moni ohjelmisto- ja tilitoimistosivusto ei vastaa suoraan. Lähtökohta on selvä: liikkeen- ja ammatinharjoittaja eli toiminimi voi pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, mutta oikeus siihen on sidottu kolmeen raja-arvoon. Verohallinnon mukaan kahdenkertaista kirjanpitoa on pidettävä, jos vähintään kaksi seuraavista ylittyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella.

Sääntö toimii siis molempiin suuntiin. Aloittava konsultti, jonka liikevaihto on 60 000 euroa eikä palkattua väkeä ole, pysyy reilusti rajojen alla ja saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Verkkokauppa, jonka liikevaihto nousee 250 000 euroon ja jonka varasto kasvattaa taseen yli 100 000 euron, ylittää kaksi rajaa ja siirtyy kahdenkertaiseen. Rajoja katsotaan kahdelta peräkkäiseltä tilikaudelta, joten yhden vuoden piikki ei vielä pakota vaihtamaan.

Erillinen asia on tilinpäätös. Verohallinto huomauttaa, että liikkeen- tai ammatinharjoittajan ei yleensä tarvitse tehdä tilinpäätöstä, ellei tilikausi poikkea kalenterivuodesta tai ellei ylitä suurempia pienyrityksen rajoja (tase 350 000 €, liikevaihto 700 000 € tai vähintään 10 henkilöä). Nämä eivät ole samat luvut kuin yhdenkertaisen kirjanpidon rajat, joten ne kannattaa pitää mielessä erikseen.

Suoriteperuste vai maksuperuste?

Kirjaustavan rinnalla kulkee toinen valinta, jonka moni sekoittaa siihen: milloin tapahtuma kirjataan. Maksuperusteessa kirjaus syntyy rahan liikkeestä: kun lasku maksetaan tai maksu saadaan tilille. Suoriteperuste taas ei katso maksua vaan luovutusta, eli tavara tai palvelu kirjataan sillä hetkellä kun se toimitetaan asiakkaalle, olipa lasku jo maksettu tai ei.

Yhdenkertainen kirjanpito on aina maksuperusteista, ja tilikausi on tällöin aina kalenterivuosi. Kahdenkertainen kirjanpito on pääsääntöisesti suoriteperusteista. Tästä seuraa tärkeä käytännön kohta yhdenkertaista kirjanpitoa pitävälle: yhdenkertaista kirjanpitoa pitävien on oikaistava kirjanpito verotusta varten suoriteperusteiseksi. Verottaja siis odottaa suoriteperusteista tulosta, vaikka kirjanpitoa pidettäisiin maksujen mukaan. Tämän vuoksi moni pienikin yrittäjä valitsee kahdenkertaisen kirjanpidon jo alusta: silloin kirjanpito ja veroilmoitus puhuvat samaa kieltä.

Yleisiä väärinkäsityksiä

"Kahdenkertainen tarkoittaa, että kaikki tehdään kahteen kertaan." Ei tarkoita. Sama tapahtuma kirjataan kerran, mutta kahdelle eri tilille: debetiin ja kreditiin. Työtä ei tehdä kahdesti, vaan yksi kirjaus kertoo sekä rahan lähteen että käytön.

"Toiminimi saa aina pitää kevyintä yhdenkertaista kirjanpitoa." Ei saa. Oikeus yhdenkertaiseen on sidottu edellä kuvattuihin raja-arvoihin, ja se koskee vain luonnollisen henkilön harjoittamaa toiminimeä. Osakeyhtiö, avoin yhtiö ja kommandiittiyhtiö pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa koosta riippumatta.

"Yhdenkertainen kirjanpito riittää sellaisenaan myös verotukseen." Ei riitä. Kirjanpito on oikaistava verotusta varten suoriteperusteiseksi, joten pelkkä maksujen listaus ei ole koko totuus verotettavasta tuloksesta.

Näin pidät kirjanpidon pohjatiedot kunnossa

Pidät sitten yhden- tai kahdenkertaista kirjanpitoa, kaikki lepää tositteiden varassa. Verohallinto muistuttaa, että yritystoimintaa koskevat kuitit ja tositteet on koottava ja säilytettävä päivättyinä ja numeroituina, ja tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Kirjaamaton osto ei pienennä tulosta, ja kadonnut kuitti maksaa kahdesti: ensin ostona ja sitten menetettynä vähennyksenä.

Tässä SparkReceipt on esikirjanpidon työkalu. Kuittiskanneri lukee kuvasta tai PDF:stä toimittajan, summan, päivämäärän ja veron erittelyn, ja kulujen seuranta kerää ostotositteet yhteen paikkaan sitä mukaa kun niitä syntyy. Raporteista saat valitun jakson kulut ja tulot koottuna PDF-, Excel- tai CSV-muodossa, mikä helpottaa aineiston luovuttamista kirjanpitäjälle riippumatta siitä, kummalla tavalla kirjaukset lopulta tehdään.

Rehellisyyden nimissä: SparkReceipt ei ole kirjanpito-ohjelma eikä tee debet- ja kredit-kirjauksia puolestasi, eikä siinä ole suoraa integraatiota suomalaisiin kirjanpito-ohjelmiin, kuten Procountoriin tai Netvisoriin. Se hoitaa kuittien keruun, erittelyn ja arkistoinnin, ja varsinaisen kirjanpidon tekee joko kirjanpito-ohjelma tai kirjanpitäjä. Vertailun eri vaihtoehdoista löydät kirjanpito-ohjelmien oppaasta, ja SparkReceiptin suunnitelmat näet hinnoittelusivulta.

Usein kysytyt kysymykset

Onko toiminimen pakko pitää kahdenkertaista kirjanpitoa?

Ei aina. Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi kolmesta raja-arvosta (tase 100 000 €, liikevaihto 200 000 €, henkilöstö yli 3) ylittyy. Kahdenkertainen tulee pakolliseksi, kun vähintään kaksi rajaa ylittyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella.

Mitä eroa on debetillä ja kreditillä?

Debet on kirjauksen vasen puoli ja kertoo rahan käytön, kredit on oikea puoli ja kertoo rahan lähteen. Jokaisessa kirjauksessa debetin ja kreditin summat ovat yhtä suuret, mikä pitää kirjanpidon tasapainossa.

Voinko vaihtaa yhdenkertaisesta kahdenkertaiseen kirjanpitoon?

Voit, ja usein se kannattaakin. Kahdenkertainen kirjanpito antaa taseen ja on suoriteperusteinen, jolloin kirjanpito vastaa suoraan verotuksen vaatimaa tulosta. Raja-arvojen ylittyessä vaihto on pakollinen, mutta sen voi tehdä vapaaehtoisesti jo aiemmin.

Tarvitseeko toiminimi tilinpäätöksen?

Yleensä ei. Tilinpäätös vaaditaan, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai jos pienyrityksen rajat (tase 350 000 €, liikevaihto 700 000 € tai vähintään 10 henkilöä) ylittyvät kahtena peräkkäisenä tilikautena. Nämä rajat ovat eri kuin yhdenkertaisen kirjanpidon rajat.

Riittääkö Excel kahdenkertaiseen kirjanpitoon?

Periaatteessa kahdenkertaisen kirjanpidon voi tehdä taulukkolaskennallakin, mutta käytännössä se on virhealtista, koska jokainen tapahtuma pitää kohdistaa oikeille tileille ja pitää debet ja kredit tasan. Useimmat toiminimiyrittäjät käyttävät kirjanpito-ohjelmaa tai antavat kirjanpidon kirjanpitäjälle.

Yhteenveto

• Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kirjataan kahdelle tilille: debet kertoo rahan käytön ja kredit rahan lähteen, ja summat ovat aina yhtä suuret.
• Se on kirjanpitolain pääsääntö ja antaa sekä tuloksen että taseen, kun taas yhdenkertainen kirjanpito seuraa vain maksuja ja näyttää pelkän tuloksen.
• Toiminimi saa pitää yhdenkertaista kirjanpitoa vain, jos enintään yksi kolmesta raja-arvosta (tase 100 000 €, liikevaihto 200 000 €, henkilöstö yli 3) ylittyy kahtena peräkkäisenä tilikautena.
• Muut yritysmuodot pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa aina, koosta riippumatta.
• Yhdenkertainen kirjanpito on maksuperusteista, mutta se on oikaistava verotusta varten suoriteperusteiseksi, minkä vuoksi moni valitsee kahdenkertaisen jo alusta.
• Kumpi tapa tahansa, kirjanpito lepää tositteiden varassa: kerää ja säilytä kuitit vähintään kuusi vuotta.