Kuitit ja laskut SimplBooksiin ilman näppäilyä
SimplBooks on pienyrityksen verkkokirjanpito-ohjelma, jota käytetään Suomessa, Virossa, Latviassa ja Puolassa. SparkReceipt hoitaa sen osan, joka muuten tehdään käsin: lukee kuitit ja laskut tekoälyllä, tiliöi rivit SimplBooksin tileille ja vie ne kirjanpitoon tositekuvan kanssa. Kulut menevät SimplBooksiin ostolaskuina ja tulot myyntilaskuina.
Tilikartta, ALV-koodit ja pankkitilit SimplBooksista
Kun yhdistät SimplBooksin, SparkReceipt tuo sieltä tilikartan, ALV-koodit sekä pankki- ja kassatilit. Tilikartan tilit tulevat SparkReceiptiin kategorioiksi tilinumeroineen, joten tekoäly tiliöi jokaisen kuittirivin samoille tileille, joita kirjanpitosi muutenkin käyttää.
ALV-koodit pysyvät suunnassaan: ostojen koodi ei päädy myyntilaskulle eikä päinvastoin. Käännetyn verovelvollisuuden ostot saavat SimplBooksin oman käännetyn ALV:n koodin. Toimittajaa tai asiakasta ei tarvitse perustaa etukäteen, sillä SparkReceipt etsii sen SimplBooksista nimellä ja luo sen, jos sitä ei vielä ole.
Ostolasku, myyntilasku ja maksu samalla kertaa
Kulu viedään SimplBooksiin ostolaskuna, rivi riviltä omalle tililleen ja ALV-koodilleen. Hyvitys menee ostolaskuna negatiivisin summin. Tulo viedään myyntilaskuna, joka on lähetetty-tilassa eikä jää luonnokseksi.
Kun tosite on maksettu, SparkReceipt kirjaa maksun valitsemallesi pankki- tai kassatilille, ja lasku näkyy SimplBooksissa maksettuna. Kaikki tositteen kuvat ja PDF:t yhdistetään yhdeksi PDF-liitteeksi. Jos muutat tositetta myöhemmin, uusi vienti päivittää saman laskun SimplBooksissa eikä tee kaksoiskappaletta.
Sähköpostikuitit, tiliotteet ja 190 valuuttaa
Kuvaa kuitti puhelimella, lataa PDF tai anna SparkReceiptin hakea sähköpostikuitit Gmailista, Outlookista tai IMAP-postilaatikosta. Ulkomaiset ostot luetaan alkuperäisessä valuutassaan, ja ne viedään SimplBooksiin kurssin kanssa tai kotivaluuttaan muunnettuina, asetuksesi mukaan.
Tiliotteen voi tuoda PDF-, Excel- tai CSV-tiedostona. Tekoäly poimii tapahtumat ja täsmäyttää ne kuitteihin, joten näet ennen vientiä, mistä ostoista tosite vielä puuttuu.
Rajapinta on SimplBooksin maksullinen lisäpalvelu, jonka saa kaikkiin paketteihin paitsi Miniin. Lisää SimplBooksin käyttäjäasetuksissa API-käyttäjä ja luo sille API-avain. Yrityksen tunnuksen (Company ID) näet selaimen osoiteriviltä heti app.simplbooks.com-osoitteen jälkeen.
Avaa SparkReceiptin verkkosovelluksessa Integraatiot ja valitse SimplBooks. Liitä yrityksen tunnus ja API-avain lomakkeelle. SparkReceipt tarkistaa ne heti ja tuo tilikartan, ALV-koodit ja pankkitilit. Ison tilikartan tuonti voi kestää muutaman minuutin.
Vie yksittäinen tosite, valittu joukko kerralla, tai ota automaattinen vienti käyttöön, jolloin jokainen uusi kulu menee SimplBooksiin heti, kun se on luettu. Vienti onnistuu myös mobiilisovelluksesta.
API-käyttäjän ja -avaimen luominen vaatii, että SimplBooksiin on otettu rajapinta (API). Se on maksullinen lisäpalvelu, jonka saa Perus-, Plus- ja Toimisto-paketteihin, mutta ei Mini-pakettiin. SparkReceiptissä yhteyden muodostaa tilin ylläpitäjä tai kirjanpitäjä verkkosovelluksen Integraatiot-näkymässä. Vaiheittaiset ohjeet ovat ohjeartikkelissamme (englanniksi).
Tilikartan tilit kategorioiksi sekä kuluille että tuloille, ALV-koodit ostoihin ja myyntiin, sekä pankki- ja kassatilit maksujen kirjaamista varten. SparkReceipt ei luo SimplBooksiin uusia kirjanpitotilejä. Toimittajat ja asiakkaat haetaan nimellä vasta viennin yhteydessä, ja puuttuva luodaan. Kun lisäät SimplBooksiin uuden tilin tai ALV-koodin, saat sen SparkReceiptiin yhteyden asetussivun Synkronoi nyt -painikkeella.
Kulut ostolaskuina, yksi rivi jokaista tuoteriviä kohden omalle tililleen ja ALV-koodilleen. Hyvitykset ostolaskuina negatiivisin summin. Tulot myyntilaskuina, jotka ovat lähetetty-tilassa, ja kaikki tulorivit kirjataan valitsemallesi tulotilille.
Näkyy, kun tositteelle on valittu pankki- tai kassatili tai asetuksissa on oletustili. Kuitti on aina maksettu, lasku silloin, kun se on merkitty maksetuksi. Jos tiliä ei ole valittu tai tositteen valuutta poikkeaa tilin valuutasta, lasku viedään maksamattomana ja saat siitä huomautuksen. Maksun voi silloin kirjata SimplBooksissa itse.
Tulee. Kaikki tositteen kuvat ja PDF-tiedostot yhdistetään yhdeksi PDF:ksi, joka liitetään ostolaskuun tai myyntilaskun kopioksi. Jos yhdistetty tiedosto on yli 10 Mt, tosite viedään ilman liitettä ja saat siitä huomautuksen.
Oletuksena rivit viedään verottomina, ja SimplBooks laskee ALV:n rivin ALV-koodin mukaan. Jos rivillä on ALV:tä mutta sille ei löydy SimplBooksin ALV-koodia, vienti pysähtyy ja kertoo, mikä rivi tarvitsee koodin. Jos yritys ei ole arvonlisäverovelvollinen, asetuksista voi valita, ettei veroa eritellä, jolloin rivit viedään verollisina ilman ALV-koodia.
Uusi vienti päivittää saman ostolaskun tai myyntilaskun SimplBooksissa, eikä sinne synny kaksoiskappaletta. SimplBooks lukitsee maksetut laskut, joten SparkReceipt poistaa ensin maksun, päivittää laskun ja kirjaa maksun uudelleen. Tositteen voi myös poistaa SimplBooksista suoraan SparkReceiptistä.
Viitteeksi tulee tositteen viitenumero. Jos sitä ei ole, käytetään kuvausta, ja viimeisenä SparkReceiptin tositenumeroa, esimerkiksi SR-42. Eräpäivä on tositteen eräpäivä tai sen puuttuessa tositteen päivämäärä.
Ei toistaiseksi. Kulukorvaukset voi viedä raporttina PDF-, Excel- tai CSV-muodossa. Yksittäiset kulut ja tulot menevät SimplBooksiin suoraan.
SparkReceipt poistaa oman kopionsa API-avaimesta. SimplBooksissa avain pysyy voimassa, kunnes luot sen uudelleen tai poistat API-käyttäjän, joten tee se, jos haluat sulkea pääsyn kokonaan. SimplBooksiin jo viedyt laskut jäävät sinne.
Tiliin voi yhdistää yhden kirjanpito-ohjelman kerrallaan. Jos käytät Procountoria, katso Procountor-integraatio. Linkitetyille tileille voi kuitenkin valita kullekin oman ohjelmansa.
Ensimmäinen käyttäjä sisältyy hintaan. Lisäkäyttäjä 1,00 €/kk, laskutetaan 12 € kerran vuodessa.
Kirjanpitäjäsi tulee mukaan maksutta
Perusasiat kuittien ja kulujen pitämiseen järjestyksessä.
Yhteensä 1 käyttäjä · 69,00 € laskutetaan kerran vuodessa
+ alv soveltuvin osin
AloitaKokeile 7 päivää ilmaiseksi
50 dokumenttia / kk
Kuiteille ja laskuille
Enemmän kuitteja, enemmän automaatiota. Vähemmän tehtävää itse.
Yhteensä 1 käyttäjä · 129,00 € laskutetaan kerran vuodessa
+ alv soveltuvin osin
AloitaKokeile 7 päivää ilmaiseksi
Rajaton määrä dokumentteja*
Kaikki Pro-paketin ominaisuudet sekä:
Joel Ojala, yksi SparkReceiptin perustajista, ottaa palvelun käyttöön kanssasi ja räätälöi sen sinun tapaasi tehdä töitä.
+ Elite, 1 käyttäjä: 10,75 €/kk, laskutetaan kerran vuodessa
529,00 € tänään, sen jälkeen 129,00 € vuodessa
+ alv soveltuvin osin
Aloita Joelin kanssaVain vuosipaketti · Ei ilmaista kokeilua
Kaikki Elite-paketin ominaisuudet
Lisäksi 60 minuutin sessio Joelin kanssa ja yksi jatkosessio. Sessiossa:
Rajattomasti linkitettyjä tilejä jokaisessa paketissa.
Elite-paketin rajaton skannaus koskee tavallista käyttöä. Tiliotteiden tuonti käyttää kuukausittain uusiutuvia krediittejä. Vanhojen sähköpostien tuonnissa osa sisältyy pakettiin, isommat tuonnit käyttävät krediittejä, ja näet hinnan ennen aloitusta.
SparkReceipt on SimplBooksista riippumaton kolmannen osapuolen sovellus. SimplBooks on omistajansa tavaramerkki. SimplBooks ei ole hyväksynyt, tukenut tai sponsoroinut SparkReceiptiä.
