Aufbewahrungsfristen 2026: Was Selbstständige behalten müssen

Die wichtigste Aufbewahrungsfrist für Selbstständige lautet seit 2025: Buchungsbelege acht Jahre, also Rechnungen, Quittungen und Kassenbons, die eine Buchung begründen. Vorher waren es zehn; das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die Frist verkürzt. Zehn Jahre gelten weiterhin für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare; sechs Jahre für Geschäftsbriefe, die keine Buchungsbelege sind.

Klingt nach Entlastung, und ist es auch, nur bleibt das praktische Problem unverändert: Acht Jahre sind ungefähr sechzehnmal so lang, wie der Durchschnitts-Kassenbon auf Thermopapier lesbar bleibt. Die Frist erfüllt nur, wer seine Belege so aufbewahrt, dass sie am Ende der Frist noch existieren und lesbar sind.

Hier sind die Fristen 2026 als Tabelle, die Regeln für digitale Aufbewahrung, und das System, mit dem die Frage "Kann das weg?" nie wieder Stress bedeutet.

Das Wichtigste in Kürze

• Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kassenbons) müssen seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Zehn Jahre gelten weiter für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare; sechs Jahre für sonstige Geschäftsbriefe.
• Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstand, ein Bon vom März 2026 läuft bis Ende 2034.
• Digitale Aufbewahrung ist erlaubt und bei E-Rechnungen sogar Pflicht, Voraussetzung ist GoBD-konforme, unveränderbare Ablage.
• Auch Kleinunternehmer unterliegen der vollen Aufbewahrungspflicht; die Steuerbefreiung nach § 19 UStG ändert daran nichts.

Aufbewahrungsfristen 2026: die Tabelle

Zwei Regeln, die die Tabelle erst brauchbar machen:

• Die Frist beginnt am Jahresende. Maßgeblich ist der Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 AO). Ein Kassenbon vom 15. März 2026 darf also erst nach dem 31. Dezember 2034 vernichtet werden.
• Laufende Verfahren verlängern. Solange eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Verfahren läuft, wird nichts vernichtet, unabhängig von der Tabellenfrist.

Die Verkürzung auf acht Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 (Bürokratieentlastungsgesetz IV) und erfasst auch Altbelege, deren alte Frist da noch lief, die Übergangsdetails erklärt unter anderem die IHK; im Zweifel entscheidet der Blick ins Gesetz oder der Steuerberater.

Für wen gelten die Aufbewahrungsfristen?

Für praktisch jeden, der unternehmerisch tätig ist:

• Selbstständige und Freiberufler, auch ohne Buchführungspflicht, denn die steuerliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) hängt an den Aufzeichnungen, nicht an der Bilanz.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, nicht von der Aufbewahrung.
• Nebenberuflich Selbstständige, der Feierabend-Shop unterliegt denselben Fristen wie das Hauptgewerbe.

Kurz: Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung abgibt, bewahrt auf. Ohne Ausnahme für "klein".

Das Thermopapier-Problem: acht Jahre Frist, acht Monate Lesbarkeit

Die Frist ist nicht das eigentliche Risiko, die Physik ist es. Kassenbons und viele Quittungen kommen auf Thermopapier, dessen Druck bei Wärme, Licht oder schlicht Zeit verblasst. Ein unlesbarer Beleg ist rechtlich kein Beleg mehr: Im Zweifel streicht die Prüferin die Betriebsausgabe, und du zahlst Steuern auf Ausgaben, die du nachweislich hattest, nur eben nicht mehr nachweisbar.

Markus, Handwerker aus Dortmund, erlebte es bei der Betriebsprüfung: Ordner vollständig, Chronologie sauber, aber die Baumarkt-Bons der ersten beiden Jahre waren weiße Zettel. Die Ausgaben wurden teilweise nicht anerkannt. Seitdem fotografiert er jeden Bon an der Kasse; das Original wandert trotzdem in den Ordner, aber die lesbare Version liegt digital.

Die Lösung ist keine bessere Ablage, sondern ein früherer Zeitpunkt: Beleg digitalisieren, solange er frisch ist.

Digital aufbewahren: erlaubt, geregelt und teils Pflicht

Drei Dinge muss man über die digitale Aufbewahrung wissen:

1. Erlaubt ist sie längst. Gescannte und fotografierte Belege erfüllen die Aufbewahrungspflicht, wenn die Ablage den GoBD entspricht: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und auffindbar. Das Stichwort ist "ersetzendes Scannen", richtig gemacht, darf das Papier danach sogar weg (Ausnahmen wie Zolldokumente bestätigt dir der Steuerberater).
2. Für E-Rechnungen ist digital Pflicht. Eine E-Rechnung ist das digitale Original, sie auszudrucken und den Ausdruck abzuheften erfüllt die Pflicht nicht. Seit 2025 empfängt jedes Unternehmen E-Rechnungen, also betrifft das jeden.
3. Acht Jahre sind ein IT-Zeitraum. Ein Ordner auf dem Laptop, der 2029 kaputtgeht, erfüllt keine Frist. Zur digitalen Aufbewahrung gehören Backup und ein Format, das auch in acht Jahren lesbar ist.

Genau das ist der Job von SparkReceipt: Belege fotografieren oder aus dem E-Mail-Postfach einsammeln, KI liest und kategorisiert, jede Datei liegt unveränderbar und durchsuchbar in der Cloud, 10 Jahre und mehr, also länger als jede aktuelle Frist verlangt. Teste es mit dem Ordner, der gerade neben dir steht: Kostenlos starten, 7 Tage kostenlos testen.

Was darf 2026 in den Schredder?

Der angenehme Teil der Fristen: Jedes Jahr am 1. Januar wird ein Jahrgang frei. Anfang 2026 dürfen, vereinfacht, weg:

• Buchungsbelege aus 2017 und früher (8-Jahres-Frist, unter Berücksichtigung der Übergangsregeln der Reform)
• Handelsbücher und Abschlüsse aus 2015 und früher (10 Jahre)
• Geschäftsbriefe aus 2019 und früher (6 Jahre)

Vor dem Schreddern die drei Kontrollfragen: Läuft eine Prüfung oder ein Einspruch? Ist der Bescheid des Jahres bestandskräftig? Hat das Dokument noch einen anderen Zweck (Garantie, Vertrag, Nachweis)? Dreimal Nein, dann weg damit. Wer digital archiviert, spart sich übrigens auch diesen jährlichen Ritus: Speicher kostet nichts, ein Karton im Keller schon.

Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Als Buchungsbelege acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Juni 2026 muss also bis Ende 2034 aufbewahrt werden. Vor 2025 galten zehn Jahre; das Bürokratieentlastungsgesetz IV hat die Frist verkürzt.

Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Geschäftliche Kontoauszüge gelten als Buchungsbelege und sind damit acht Jahre aufzubewahren. Bei Online-Banking gilt: Der PDF-Auszug muss unveränderbar archiviert werden, darauf vertrauen, dass die Bank ihn acht Jahre bereithält, solltest du nicht.

Gelten die Aufbewahrungsfristen auch für Kleinunternehmer?

Ja, vollständig. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO gelten unabhängig davon, Buchungsbelege acht Jahre, auch beim kleinsten Nebengewerbe.

Reicht es, Belege abzufotografieren?

Ja, wenn die Ablage GoBD-konform ist: Das Foto muss vollständig und lesbar sein, unveränderbar gespeichert und wiederauffindbar. Ein Kamera-Ordner auf dem Handy erfüllt das eher nicht; eine Beleg-App mit unveränderbarer Archivierung schon. Danach darf das Papier im Regelfall entsorgt werden (ersetzendes Scannen).

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder der letzte Eintrag gemacht worden ist. Deshalb laufen alle Fristen praktisch "bis Jahresende plus acht (oder sechs/zehn) Jahre", und deshalb wird immer am 1. Januar ein kompletter Jahrgang frei.

Fazit: Kürzere Frist, gleiches Papier-Problem

Acht Jahre für Buchungsbelege statt zehn: eine echte Entlastung auf dem Papier. In der Praxis entscheidet nicht die Länge der Frist, sondern ob der Beleg am Ende noch lesbar ist, und da verliert Thermopapier gegen jede Digitalablage.

Digitalisiere jeden Beleg beim Entstehen, lass ihn GoBD-konform archivieren, und die Aufbewahrungsfristen werden von einer Kellerfrage zu einer Einstellung, die einfach stimmt. Kostenlos starten, 7 Tage kostenlos testen.

Hinweis: Stand Juli 2026. Fristen und Übergangsregeln können sich ändern; für verbindliche Auskünfte sprich mit deiner Steuerberaterin oder deinem Finanzamt.