Kleinbetragsrechnung: Pflichtangaben und 250-Euro-Grenze

Die meisten Belege, die im Alltag anfallen, sind klein: der Kassenbon vom Bürobedarf, die Tankquittung, die Rechnung vom Café um die Ecke. Für genau diese Fälle gibt es eine Vereinfachung. Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, gilt der Beleg als Kleinbetragsrechnung und braucht deutlich weniger Angaben als eine normale Rechnung. Das spart Zeit, kostet dich aber keinen Cent Vorsteuer.

Trotzdem gehen zwei Dinge oft schief. Manche Selbstständige verlangen für jeden Kleinbetrag eine vollständige Rechnung mit ihrem Namen und einer Rechnungsnummer, obwohl das gar nicht nötig ist. Andere glauben, ohne separaten Steuerbetrag auf dem Bon sei der Vorsteuerabzug verloren. Beides stimmt nicht. Dieser Leitfaden sortiert die Regel nach § 33 UStDV und zeigt, wo die Vereinfachung endet.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, ist eine Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Pflichtangaben (§ 33 UStDV).
• Pflicht sind nur vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag mit Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung).
• Nicht nötig sind dein Name als Empfänger, eine Rechnungsnummer, die Steuernummer und ein separat ausgewiesener Steuerbetrag.
• Du ziehst trotzdem die volle Vorsteuer: Du rechnest sie über den Steuersatz aus dem Bruttobetrag heraus (§ 35 UStDV).
• Die Vereinfachung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Fernverkäufen und der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b). Dort brauchst du eine vollständige Rechnung, unabhängig vom Betrag.

Was eine Kleinbetragsrechnung ist und wo die 250-Euro-Grenze liegt

§ 33 UStDV definiert die Kleinbetragsrechnung über eine einzige Zahl: Eine Rechnung, "deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt", muss nur die reduzierten Angaben enthalten. Entscheidend ist das Wort Gesamtbetrag. Gemeint ist der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer, nicht der Nettowert. Eine Rechnung über 250 Euro netto plus 19 Prozent liegt bei 297,50 Euro brutto und ist damit keine Kleinbetragsrechnung mehr.

Bis Ende 2016 lag die Grenze noch bei 150 Euro, angehoben wurde sie auf 250 Euro rückwirkend zum 1. Januar 2017 durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz (Haufe). Seitdem fallen die meisten spontanen Betriebsausgaben unter die Regel, vom Kassenbon im Baumarkt bis zur Quittung an der Tankstelle.

Wichtig: Die Kleinbetragsrechnung ist eine Erleichterung, keine Pflicht. Der leistende Unternehmer darf auch für kleine Beträge eine vollständige Rechnung ausstellen. Für dich als Empfänger zählt nur, dass die vier Pflichtangaben vorhanden sind, damit der Beleg als Betriebsausgabe und für den Vorsteuerabzug taugt.

Diese Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten

Eine normale Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG verlangt zehn Angaben, darunter deinen Namen als Empfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Steuerbetrag getrennt vom Entgelt. Die Kleinbetragsrechnung kürzt das auf vier Pflichtangaben:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, also des Verkäufers oder Dienstleisters
• Ausstellungsdatum des Belegs
• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der Leistung
• das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe (der Bruttobetrag) sowie den Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf

Der Unterschied zur vollständigen Rechnung ist erheblich. Diese vier Punkte fallen bei der Kleinbetragsrechnung weg:

Was bleibt, ist der Steuersatz. Er muss auf dem Bon stehen, weil du ihn für den Vorsteuerabzug brauchst. Ein Kassenbon, der 19 Prozent und 7 Prozent getrennt ausweist, ist typisch für den Supermarkt oder den Baumarkt, wo beide Steuersätze auf einem Beleg zusammenkommen.

Volle Vorsteuer trotz fehlender Steuerangabe: das Rechenbeispiel

Hier sitzt der häufigste Denkfehler. Auf einer Kleinbetragsrechnung steht kein separater Steuerbetrag, nur die Bruttosumme und der Steuersatz. Viele schließen daraus, es gebe nichts abzuziehen. Das Gegenteil ist der Fall: § 35 UStDV erlaubt dir, den Rechnungsbetrag selbst in Entgelt und Steuerbetrag aufzuteilen und die volle Vorsteuer zu ziehen.

Die Rechnung ist einfach. Du multiplizierst den Bruttobetrag mit dem Steuersatz geteilt durch 100 plus Steuersatz:

Der Kassenbon über 119 Euro für Bürobedarf bringt dir also 19 Euro Vorsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, obwohl auf dem Bon nur "119,00 € inkl. 19 % USt" steht. Beim ermäßigten Satz von 7 Prozent teilst du durch 107 statt durch 119, sonst rechnest du zu viel heraus. Genau deshalb muss der Steuersatz auf dem Beleg erkennbar sein: Ohne ihn weißt du nicht, mit welchem Divisor du rechnest.

Als Betriebsausgabe buchst du den Nettobetrag, die Vorsteuer läuft separat. Bist du dagegen Kleinunternehmer, entfällt die Herausrechnung, weil du keine Vorsteuer ziehst. Für dich ist der volle Bruttobetrag die Betriebsausgabe.

Wann die Vereinfachung nicht gilt

Drei Geschäftsvorfälle sind von der Kleinbetragsregel ausgenommen, auch wenn der Betrag unter 250 Euro liegt. § 33 Satz 2 UStDV nimmt Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG ausdrücklich heraus:

• Innergemeinschaftliche Lieferung (§ 6a): Lieferst du steuerfrei an eine Unternehmerin in einem anderen EU-Land, brauchst du eine vollständige Rechnung mit beiden USt-IdNr und dem Hinweis auf die Steuerfreiheit.
• Fernverkauf (§ 3c): Beim grenzüberschreitenden Versand an Privatkunden in der EU greift die Vereinfachung nicht.
• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b, Reverse Charge): Kehrt sich die Steuerschuld auf den Empfänger um, etwa bei bestimmten Bauleistungen oder Leistungen aus dem Ausland, ist die Kleinbetragsrechnung ausgeschlossen.

In diesen Fällen musst du die volle Rechnung nach § 14 UStG ausstellen oder verlangen. Für den typischen Solo-Selbstständigen mit inländischen Einkäufen sind diese Ausnahmen selten, aber wer regelmäßig innerhalb der EU einkauft oder verkauft, sollte sie kennen.

Kleinbetragsrechnung als Kleinunternehmer schreiben

Stellst du selbst eine Kleinbetragsrechnung aus und nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, weist du keine Umsatzsteuer aus. § 33 UStDV deckt das mit ab: Statt Steuersatz und Steuerbetrag setzt du einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ein Satz wie "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" genügt.

Deine Kleinbetragsrechnung als Kleinunternehmer enthält also: deinen Namen und deine Anschrift, das Datum, die Art der Leistung, den Bruttobetrag und den Kleinunternehmer-Hinweis. Eine Rechnungsnummer und die Anschrift der Kundin brauchst du für Beträge bis 250 Euro nicht, auch wenn viele Vorlagen sie standardmäßig mitführen.

Kleinbetragsrechnungen digital sichern

Die Kleinbetragsrechnung ist meist ein Kassenbon auf Thermopapier, und der verblasst binnen Monaten. Ein unlesbarer Beleg ist steuerlich wertlos, egal wie korrekt seine Angaben einmal waren. Deshalb gehört jeder Bon noch am selben Tag digital gesichert, GoBD-konform und über die volle Aufbewahrungsfrist unveränderbar archiviert.

Diesen Schritt nimmt dir SparkReceipt ab. Du scannst den Kassenbon mit dem Handy, und die KI liest Händler, Datum, Bruttobetrag und den Steuersatz aus, sodass die Vorsteuer-Herausrechnung sauber vorliegt. Getrennte Steuersätze auf einem Bon erkennt sie ebenso. Als Teil deiner Spesenabrechnung landet der Beleg kategorisiert im Bericht, und wenn deine Steuerberaterin am Jahresende die Vorsteuer prüft, liegt jeder Bon mit Datum und Betrag bereit. Kostenlos starten, 7 Tage kostenlos testen.

Häufige Fehler bei der Kleinbetragsrechnung

• Auf den Nettobetrag schauen. Die 250-Euro-Grenze meint den Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer, nicht das Entgelt.
• Die Vorsteuer verschenken. Ohne separaten Steuerbetrag glauben viele, es gebe nichts abzuziehen. Du rechnest die volle Vorsteuer über den Steuersatz heraus (§ 35 UStDV).
• Beim ermäßigten Satz falsch teilen. Bei 7 Prozent teilst du durch 107, nicht durch 119. Der falsche Divisor bläht die Vorsteuer auf.
• Eine Rechnungsnummer verlangen. Für Beträge bis 250 Euro sind Empfängername und Rechnungsnummer keine Pflicht. Wer sie einfordert, hält den Verkäufer unnötig auf.
• Den Bon verblassen lassen. Kein lesbarer Beleg, keine Betriebsausgabe. Sichere ihn digital, bevor das Thermopapier weiß wird.

Häufige Fragen zur Kleinbetragsrechnung

Bis zu welchem Betrag gilt eine Kleinbetragsrechnung?

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto, also inklusive Umsatzsteuer (§ 33 UStDV). Diese Grenze gilt seit dem 1. Januar 2017; vorher lag sie bei 150 Euro.

Welche Angaben muss eine Kleinbetragsrechnung enthalten?

Vier: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Bruttobetrag mit dem anzuwendenden Steuersatz (oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung). Empfängername, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht nötig.

Kann ich aus einer Kleinbetragsrechnung Vorsteuer ziehen?

Ja, in voller Höhe. Da kein Steuerbetrag getrennt ausgewiesen ist, rechnest du ihn über den angegebenen Steuersatz aus dem Bruttobetrag heraus (§ 35 UStDV). Bei 19 Prozent multiplizierst du den Bruttobetrag mit 19/119, bei 7 Prozent mit 7/107. Kleinunternehmer ziehen generell keine Vorsteuer.

Gilt die Kleinbetragsgrenze auch bei Reverse Charge?

Nein. Bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a) und bei Fernverkäufen (§ 3c) ist die Vereinfachung ausgeschlossen. Dort ist unabhängig vom Betrag eine vollständige Rechnung nach § 14 UStG nötig.

Das Wichtigste zur Kleinbetragsrechnung

• Bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung mit vier Pflichtangaben (§ 33 UStDV); die 250 Euro sind der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.
• Empfängername, Rechnungsnummer, Steuernummer und ein separat ausgewiesener Steuerbetrag sind nicht erforderlich.
• Die volle Vorsteuer bleibt erhalten: Du rechnest sie über den Steuersatz aus dem Bruttobetrag heraus (§ 35 UStDV), bei 19 Prozent mit 19/119, bei 7 Prozent mit 7/107.
• Bei innergemeinschaftlicher Lieferung, Fernverkauf und Reverse Charge gilt die Vereinfachung nicht, dann brauchst du die vollständige Rechnung.
• Sichere jeden Kassenbon noch am selben Tag digital und GoBD-konform, bevor das Thermopapier verblasst.

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Hinweis: Stand August 2026. Regeln und Grenzen zur Rechnungsstellung können sich ändern, und die steuerliche Einordnung hängt vom Einzelfall ab. Verbindliche Auskünfte geben das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, dein Finanzamt oder deine Steuerberaterin.