Bewirtungsbeleg: Geschäftsessen korrekt absetzen (2026)

Du triffst eine Kundin zum Mittagessen, besprichst das nächste Projekt und zahlst am Ende die Rechnung. Diese Ausgabe ist eine Betriebsausgabe, aber eine mit Sonderregel: Von einem geschäftlichen Essen erkennt das Finanzamt nur 70 Prozent als abziehbar an, und das auch nur, wenn der Bewirtungsbeleg alle Pflichtangaben trägt. Fehlt eine, streicht der Prüfer den kompletten Posten.

Genau hier verlieren viele Selbstständige Geld, meist an drei Stellen: Sie kürzen aus Vorsicht auch die Vorsteuer auf 70 Prozent (falsch), sie schreiben als Anlass nur "Geschäftsessen" (zu unkonkret) oder sie heben eine handschriftliche Restaurantquittung auf, die seit 2021 nicht mehr genügt. Dieser Leitfaden sortiert die Regel nach dem aktuellen BMF-Schreiben vom 19. November 2025, das seit dem 1. Januar 2025 gilt.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei einer geschäftlichen Bewirtung sind 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen abziehbar, 30 Prozent nicht (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
• Die Vorsteuer ziehst du trotzdem zu 100 Prozent: Die 30-Prozent-Kürzung gilt nur ertragsteuerlich, nicht bei der Umsatzsteuer (§ 15 Abs. 1a UStG).
• Pflichtangaben sind Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen, zeitnah und schriftlich festgehalten. Im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer plus die beigefügte Rechnung.
• Die Restaurantrechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (Kassensystem mit TSE). Eine handschriftliche Rechnung reicht nicht.
• Ab 250 Euro brutto muss dein Name als Bewirtender auf der Rechnung stehen. Darunter gilt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.

Wann ein Geschäftsessen zu 70 Prozent absetzbar ist

Die 70-Prozent-Grenze steht in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Aufwendungen für die Bewirtung von Personen "aus geschäftlichem Anlass" dürfen abgezogen werden, "soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen", nicht. Auf Deutsch heißt das: 30 Prozent bleiben grundsätzlich hängen, die restlichen 70 Prozent mindern deinen Gewinn.

Zwei Bedingungen stecken in dem Satz. Erstens muss die Bewirtung geschäftlich veranlasst sein, also im Zusammenhang mit deinem Betrieb stehen, etwa das Essen mit Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartnern. Ein privates Abendessen mit Freunden fällt raus, auch wenn zwischendurch übers Geschäft gesprochen wird. Zweitens müssen die Kosten angemessen sein. Ein übliches Restaurantessen ist es, ein Sterne-Menü für 400 Euro pro Person wäre es kaum, und der unangemessene Teil ist gar nicht abziehbar.

Wichtig für Solo-Selbstständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Die 70 Prozent gelten für den Nettobetrag, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug rechnest du dagegen mit dem Bruttobetrag, dazu gleich das Rechenbeispiel.

Geschäftlich, betrieblich, Aufmerksamkeit: drei Fälle, drei Quoten

Nicht jedes Essen läuft über die 70-Prozent-Regel. Es kommt darauf an, wer am Tisch sitzt und warum:

Der Unterschied ist bares Geld. Lädst du dein Team zum internen Arbeitsessen ein, ohne externe Gäste, sind die Kosten voll abziehbar, nicht nur zu 70 Prozent. Und der Kaffee, den du deiner Besucherin im Büro anbietest? Eine steuerliche Aufmerksamkeit von geringem Umfang, voll abziehbar und ohne Bewirtungsbeleg. Als Solo-Selbstständige ohne Personal landest du in der Praxis meist im ersten Fall, sobald ein Gast dabei ist, dann zählt die 70-Prozent-Regel mit vollständigem Beleg.

Die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg

Der Abzug steht und fällt mit dem Nachweis. Das Gesetz verlangt schriftlich und, so das BMF, zeitnah notiert:

• Ort der Bewirtung
• Tag der Bewirtung
• Teilnehmer, namentlich und vollständig, dich selbst eingeschlossen
• Anlass der Bewirtung, konkret benannt
• Höhe der Aufwendungen

Beim Anlass scheitern die meisten Belege. "Geschäftsessen" oder "Kundengespräch" genügt dem Finanzamt nicht, weil es die betriebliche Veranlassung nicht erkennen lässt. Konkret ist dagegen: "Projektbesprechung Website-Relaunch mit Frau Müller, Firma XY". Nenne das Projekt oder das Vorhaben, nicht nur das Format.

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, ist es einfacher: Dann genügen laut Gesetz "Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung; die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen". Ort, Tag und Höhe stehen ja schon auf der Rechnung. Anlass und Teilnehmer schreibst du dazu, klassisch auf die Rückseite oder auf einen Eigenbeleg, den du mit der Rechnung verbindest.

An die Restaurantrechnung selbst stellt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 eine harte Anforderung: Nutzt der Gastwirt ein elektronisches Kassensystem, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Eine handschriftliche oder rein händisch quittierte Rechnung reicht seit dem 1. Juli 2021 nicht mehr. Achte also darauf, den maschinellen Kassenbon zu bekommen, nicht den handgeschriebenen Zettel.

Zwei Betragsgrenzen sind dabei zu merken:

• Bis 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit reduzierten Angaben (Name und Anschrift des Restaurants, Datum, Leistung, Betrag und Steuersatz). Dein eigener Name muss noch nicht drauf.
• Über 250 Euro brutto verlangt das BMF zusätzlich deinen Namen als Bewirtenden auf der Rechnung. Fehlt er, darf ihn das Restaurant oder du nachtragen.

Das Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen und teilt deren Schicksal, also ebenfalls zu 70 Prozent abziehbar. Damit es zählt, vermerke es auf dem Beleg und lass es dir vom Personal quittieren, denn auf dem maschinellen Bon steht es meist nicht.

70 Prozent Gewinn, 100 Prozent Vorsteuer: das Rechenbeispiel

Hier passiert der teuerste Denkfehler. Viele kürzen die Vorsteuer im gleichen Schritt wie die Betriebsausgabe auf 70 Prozent. Das ist falsch. Die 30-Prozent-Kürzung ist eine reine Ertragsteuer-Regel; für die Umsatzsteuer ordnet § 15 Abs. 1a UStG ausdrücklich an, dass das Abzugsverbot "nicht für Bewirtungsaufwendungen" gilt, soweit sie angemessen und nachgewiesen sind. Die volle Vorsteuer bleibt also abziehbar.

Nimm ein Essen mit einer Kundin. Die Restaurantrechnung lautet über 100 Euro netto plus 19 Prozent Umsatzsteuer, dazu 10 Euro Trinkgeld:

So teilst du das auf:

• Vorsteuer: die vollen 19,00 € ziehst du in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, ohne Kürzung.
• Bewirtungsaufwand netto: 100 € Speisen plus 10 € Trinkgeld = 110,00 €.
• Abziehbar (70 %): 77,00 € mindern als Betriebsausgabe deinen Gewinn.
• Nicht abziehbar (30 %): 33,00 € bleiben steuerlich hängen.

Von den 129 Euro, die dein Konto verlassen, holst du dir also 19 Euro als Vorsteuer zurück und setzt 77 Euro gegen den Gewinn. Nur 33 Euro sind der echte, nicht abziehbare Anteil.

Als Kleinunternehmer rechnest du anders, weil du keine Vorsteuer ziehst. Für dich ist der Bruttobetrag der Bewirtungsaufwand: 119 € Rechnung plus 10 € Trinkgeld = 129 €, davon 70 Prozent = 90,30 € abziehbar. Die nicht abziehbare Umsatzsteuer gehört bei dir zu den Aufwendungen und läuft in der 70-Prozent-Rechnung mit.

Bewirtungsbelege digital sichern

Der Bewirtungsbeleg ist der Beleg, der am schnellsten unbrauchbar wird: Thermopapier verblasst binnen Monaten, und der Zettel wandert vom Portemonnaie in die Waschmaschine. Verloren heißt bei einer Betriebsprüfung: gestrichen. Deshalb gehört jeder Beleg noch am selben Tag digital gesichert, GoBD-konform und unveränderbar archiviert über die volle Aufbewahrungsfrist.

Diese Seite nimmt dir SparkReceipt ab: Du scannst den Bewirtungsbeleg direkt am Tisch mit dem Handy, die KI liest Restaurant, Datum, Netto- und Umsatzsteuerbetrag aus, sodass die 70-Prozent- und die Vorsteuer-Aufteilung sauber vorliegen. Anlass und Teilnehmer trägst du in einer Notiz nach, denn die stehen nicht auf dem Bon. Als Teil deiner Spesenabrechnung landet die Bewirtung kategorisiert im Bericht. Der Beleg bleibt GoBD-fest gespeichert, und wenn deine Steuerberaterin am Jahresende die Bewirtungskosten heraussucht, liegt jeder einzelne mit Datum und Betrag bereit. Kostenlos starten, 7 Tage kostenlos testen.

Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg

• Vorsteuer auf 70 Prozent kürzen. Die Kürzung gilt nur ertragsteuerlich. Die Vorsteuer ziehst du voll (§ 15 Abs. 1a UStG). Wer sie mitkürzt, verschenkt bares Geld.
• Anlass zu vage angeben. "Geschäftsessen" reicht nicht. Nenne das konkrete Vorhaben und den Gesprächspartner mit Firma.
• Die handschriftliche Rechnung akzeptieren. Aus einem Restaurant mit Kassensystem muss der maschinelle, TSE-gesicherte Bon kommen. Der handgeschriebene Zettel führt zur Streichung.
• Sich selbst als Teilnehmer vergessen. Zu den Teilnehmern gehörst auch du. Fehlst du in der Liste, ist der Beleg unvollständig.
• Den Beleg verblassen lassen. Kein lesbarer Beleg, keine Betriebsausgabe. Sichere den Bon digital, bevor das Thermopapier weiß wird.

Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind absetzbar?

Bei einer geschäftlichen Bewirtung 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), 30 Prozent sind nicht abziehbar. Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeiter aus betrieblichem Anlass, sind es 100 Prozent.

Kann ich die Vorsteuer voll abziehen?

Ja. Die 30-Prozent-Kürzung betrifft nur die Ertragsteuer. Die Vorsteuer auf die angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ziehst du zu 100 Prozent ab (§ 15 Abs. 1a UStG). Kleinunternehmer ziehen generell keine Vorsteuer.

Welche Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten?

Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen, schriftlich und zeitnah festgehalten. Im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer plus die beigefügte maschinelle Rechnung; über 250 Euro brutto muss zusätzlich dein Name als Bewirtender auf der Rechnung stehen.

Reicht eine handschriftliche Restaurantrechnung?

Nein, wenn das Restaurant ein elektronisches Kassensystem nutzt. Dann muss die Rechnung maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und TSE-gesichert sein. Diese Anforderung gilt für Bewirtungen ab dem 1. Juli 2021, bestätigt im BMF-Schreiben vom 19. November 2025.

Ist das Trinkgeld absetzbar?

Ja, das Trinkgeld gehört zu den Bewirtungsaufwendungen und ist damit ebenfalls zu 70 Prozent abziehbar. Vermerke es auf dem Beleg und lass es dir vom Personal quittieren, weil es auf dem maschinellen Kassenbon in der Regel nicht erscheint.

Das Wichtigste zum Bewirtungsbeleg

• Geschäftliche Bewirtung: 70 Prozent der angemessenen Kosten als Betriebsausgabe, 30 Prozent bleiben hängen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
• Rein betriebliche Bewirtung deiner Mitarbeiter und kleine Aufmerksamkeiten wie Kaffee sind zu 100 Prozent abziehbar.
• Die Vorsteuer ziehst du voll (§ 15 Abs. 1a UStG), auch wenn ertragsteuerlich nur 70 Prozent zählen.
• Pflicht sind Ort, Tag, Teilnehmer, konkreter Anlass und Höhe; im Restaurant plus die maschinelle, TSE-gesicherte Rechnung, ab 250 Euro brutto mit deinem Namen.
• Sichere jeden Beleg noch am selben Tag digital und GoBD-konform, bevor der Bon verblasst.

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Hinweis: Stand August 2026. Regeln und Grenzen zur Bewirtung können sich ändern, und die steuerliche Einordnung hängt vom Einzelfall ab. Verbindliche Auskünfte geben das Einkommensteuergesetz, das aktuelle BMF-Schreiben, dein Finanzamt oder deine Steuerberaterin.